Base CRM هو اختيار محرري PCMag لبرنامج CRM. تم تصميم سلسلة الفيديو الموضحة في هذه المقالة لتتمكن من بدء استخدام Base CRM بسرعة وسهولة. يرشدك خلال جميع الخطوات الأولية لإعداد حسابك وتنظيمه واستخدامه. في المقالة ، سنقسم المهام مثل تخصيص خطوط المبيعات وتكوين إدارة العملاء المحتملين وإعداد الإجراءات التلقائية.
جدول المحتويات
- الخطوة الأولى:نظرة عامة على لوحة التحكم
- الخطوة الثانية:تخصيص إشعاراتك
- الخطوة الثالثة:العملاء المحتملون مقابل جهات الاتصال
- الخطوة الرابعة:إنشاء الصفقات وإدارتها
- الخطوة الخامسة:تخصيص خطوط المبيعات الخاصة بك
- الخطوة السادسة:إضافة الحقول المخصصة
- الخطوة السابعة:تحديد المواعيد
- الخطوة الثامنة:إنشاء المهام وتعيينها
- الخطوة التاسعة:دمج بريدك الإلكتروني
- الخطوة العاشرة - إعداد الإجراءات التلقائية
الخطوة الأولى:نظرة عامة على لوحة التحكم
تعرف على كيفية استخدام لوحة معلومات Base CRM في هذا الفيديو القصير بما في ذلك نظرة عامة على نشاط الحساب وملخص خط الأنابيب وخيارات التصفية. هناك ثلاثة أنواع من ملفات تعريف Base CRM ، ولكل منها أذونات مختلفة:المستخدم والمدير والمؤسسة. يمكن لملف تعريف المستخدم رؤية نشاطه الخاص فقط ، ويمكن للمدير رؤية نشاطه ونشاط تقاريره المباشرة ، ويمكن لمستخدمي المؤسسة رؤية نشاط الفرق بأكملها.
بخلاف ذلك ، تبدو لوحات المعلومات متشابهة عبر جميع الملفات الشخصية ، مع ملخص خط الأنابيب والصفقة على الجانب الأيسر ، ونشاط الحساب في الوسط ، والمهام والمواعيد على الجانب الأيمن. إضافة جديدة لواجهة المستخدم (UI) هي زر الإضافة العام ، والذي يمكن استخدامه لإضافة جهات اتصال جديدة وعملاء متوقعين وسجلات أخرى من أي شاشة ، بما في ذلك لوحة القيادة.
يمكنك الاطلاع على معلومات عالية المستوى حول صفقاتك ، مفلترة حسب خط الأنابيب ، بالإضافة إلى نشاط آخر 30 يومًا ، بما في ذلك عدد الصفقات التي تم ربحها وخسارتها أو تمييزها على أنها غير مؤهلة. يتم تنظيم نشاط الحساب من خلال الملاحظات والمهام المكتملة والصفقات. في هذا العمود ، سترى في كل مرة يضيف فيها شخص ما صفقة جديدة ، أو جهة اتصال ، أو ملاحظة ، أو مهمة ، أو يغير حالة أو مرحلة عميل متوقع أو صفقة. أخيرًا ، المهام والمواعيد القادمة على الجانب الأيمن ؛ يتم عرض المهام المتأخرة باللون الأحمر. شاهد الفيديو للحصول على نصائح حول تصفية المحتوى وتخصيص لوحة التحكم لاحتياجاتك الخاصة.
الخطوة الثانية:تخصيص الإشعارات
يرشدك هذا الفيديو إلى كيفية إدارة الإشعارات. هناك ثلاثة أنواع مختلفة من الإشعارات في Base CRM:إشعارات محددة مسبقًا وإشعارات مخصصة وإشعارات الويب.
تتضمن الإشعارات المعدة مسبقًا أنشطة برمجية ، مثل وقت تعيين عميل متوقع أو صفقة أو مهمة لك بالإضافة إلى تذكيرات بالمواعيد والمهام. هناك أيضًا إعلامات النظام ، مثل وقت اكتمال الاستيراد أو التصدير أو عند إنشاء عميل متوقع جديد من نموذج الالتقاط. لكل منها ، يمكنك اختيار تنبيه ويب أو تنبيه عبر البريد الإلكتروني أو إيقاف تشغيل الإشعارات.
يمكن للمستخدمين إنشاء إخطارات مخصصة تتعلق بالعملاء المتوقعين وجهات الاتصال والصفقات. لكل واحد ، تختار أولاً مرشحًا ، مثل العملاء المتوقعين الذين ينتمون إلى فرق أو مستخدمين معينين أو صفقة في مرحلة معينة. ثم تختار الزناد. على سبيل المثال ، قد ترغب في تلقي تنبيه عند إضافة مهمة إلى صفقة جديدة أو عند تغيير مرحلة الصفقة في خط الأنابيب. يمكن أن تحتوي الإخطارات على أكثر من مشغل واحد. يمكنك الحصول على تنبيهات الويب والبريد الإلكتروني والجوال.
أخيرًا ، يمكن للمستخدمين الذين قاموا بالتسجيل في Base Voice ، أو الذين تم دمجهم مع بعض مزودي الخدمة الصوتية للأعمال الأخرى ، الاشتراك في إشعارات الويب حول المكالمات الواردة والرسائل النصية. يتضمن Base Voice رقم هاتف فريدًا ويسجل تلقائيًا المكالمات والرسائل إلى العملاء المتوقعين وجهات الاتصال.
الخطوة الثالثة:العملاء المحتملون مقابل جهات الاتصال
إذا كنت جديدًا في CRM ، فقد يكون لديك بعض الارتباك عندما يتعلق الأمر بالعملاء المتوقعين وجهات الاتصال. في Base CRM ، العميل المتوقع هو شخص رئيسي أو شركة أو فرصة عمل لم تصبح بعد جزءًا من خط أنابيب المبيعات. يشمل هؤلاء الأشخاص والشركات التي اكتشفتها من خلال الشبكات ولكنك لم تعقد معهم صفقة تجارية بعد. يؤدي كل شيء عن الإمكانات. بمجرد أن يُظهر العميل المتوقع اهتمامه بمنتج أو خدمة ، يمكن تحويله إلى جهة اتصال. يمكن لجهة الاتصال أيضًا أن تكون شخصًا عملت معه في الماضي ومن المرجح أن يعرض نشاطًا تجاريًا متكررًا.
تبدو علامتا التبويب العميل المتوقع والاتصال في Base CRM وتعملان بشكل مشابه ، مع مجموعة متنوعة من عوامل تصفية البحث. يتم تصنيف العملاء المتوقعين بثلاث طرق:جديدة وعاملة وغير مؤهلة. يتم تقسيم جهات الاتصال بين العملاء المحتملين والعملاء. يمكن ربط جهات الاتصال بصفقة واحدة أو أكثر. لكل من العملاء المتوقعين وجهات الاتصال ، يمكنك رؤية المهام والمواعيد ذات الصلة في إدخالهم وكذلك المستندات المرتبطة. يمكن تحويل العملاء المتوقعين إلى جهات اتصال ولكن لا يمكن عكس هذا الإجراء.
الخطوة الرابعة:إنشاء الصفقات وإدارتها
الصفقات هي فرص مبيعات متعلقة بعمل متوقع أو جهة اتصال. ينتقلون عبر خط أنابيب المبيعات الخاص بك ، والذي يمثل عملية المبيعات الخاصة بك. ينتهي كل خط أنابيب في واحدة من ثلاث مراحل مغلقة:ربح أو خسر أو غير مؤهل. الفوز والخسارة لا تحتاج إلى شرح ؛ يعني وضع علامة على صفقة على أنها غير مؤهلة أنها لم تكن رفضًا كاملًا. قد تكون الأسباب غير المؤهلة متعلقة بالتوقيت أو الميزانية أو إعادة تنظيم الشركة أو أي عنصر خارج عن سيطرتك. تسهل هذه المجموعات الثلاثة للصفقات تتبع نجاحك واستهداف فريق المبيعات بشكل أفضل.
في صفحة الصفقات ، يمكنك معرفة عدد الصفقات في كل مرحلة من مراحل خط الأنابيب. مثل العملاء المتوقعين وجهات الاتصال ، يمكنك أيضًا تصفية الصفقات حسب أي من الحقول التي تستخدمها. في إدخال الصفقة ، يمكنك معرفة جهة الاتصال أو العميل المتوقع أو الشركة المرتبطة به والنشاط الأخير وقيمته ونسبة احتماله. يتم أيضًا عرض أي مهام أو مواعيد ذات صلة. يمكنك أيضًا تغيير مرحلة الصفقة هنا.
الخطوة الخامسة:تخصيص خطوط مبيعاتك
تتكون خطوط أنابيب المبيعات من مراحل. يحتوي Base CRM على ست مراحل خارج الصندوق ، ولكن يمكنك إضافة المزيد أو حذف أي منها لا تخطط لاستخدامه. يمكنك أيضًا إعادة تسمية المراحل وإعادة ترتيبها بناءً على عمليات شركتك. هناك نوعان من المراحل:النشطة والمغلقة. بينما يمكنك إعادة تسمية أي من المراحل الثلاث المغلقة ، والتي هي الإعداد الافتراضي للفوز والخسارة وغير المؤهلة ، يمكنك حذفها أو إضافة المزيد.
إذا كان لديك العديد من خطوط المبيعات ، فيمكنك تخصيص كل منها بمراحل مختلفة. لذلك ، إذا كنت تبيع كلاً من المنتجات والخدمات ، فيمكنك الحصول على خطوط أنابيب تتناسب مع كل عملية.
الخطوة السادسة:إضافة الحقول المخصصة
العملاء المتوقعون وجهات الاتصال والصفقات لديهم العديد من الحقول الافتراضية ولكن هذا لا يكفي دائمًا. تسمح لك الحقول المخصصة بجمع وتخزين معلومات إضافية حول آفاقك التي تنفرد بها أعمالك. يحتوي Base CRM على مجموعة متنوعة من خيارات الحقول المخصصة. يمكنك إنشاء حقول لسطر واحد من النص ، وفقرة من النص ، ومربع الاختيار ، والقائمة المنسدلة ، والقائمة متعددة التحديد ، والتاريخ ، والبريد الإلكتروني ، والهاتف ، والعنوان ، وعنوان URL. يمكنك إضافة العديد من الحقول المخصصة كما تريد ، وللقائمة المنسدلة وقائمة التحديد المتعدد ، حتى 500 اختيار.
الخطوة السابعة:جدولة المواعيد
يأتي Base CRM مزودًا بميزة التقويم ، ويمكنك أيضًا دمج تقويم Google واحد أو أكثر مع حسابك. يجب عليك اختيار تقويم واحد باعتباره التقويم الافتراضي ، وهو التقويم الوحيد الذي يمكنك تعديله. تظهر المواعيد من التقويمات غير الافتراضية باللون الرمادي. عند إنشاء موعد ، يمكنك إقرانه مع عميل متوقع أو صفقة أو جهة اتصال. ما عليك سوى البدء في كتابة الاسم وسيقترح Base CRM أي سجلات تطابق.
ستظهر هذه المواعيد في إدخال العميل المتوقع أو جهة الاتصال أو الصفقة. يؤدي حفظ الموعد إلى إضافته إلى التقويم وإرسال الدعوات إلى الحاضرين الآخرين. يمكنك رفع شعار شركتك بحيث يتم عرضه في جميع الدعوات. يمكنك أيضًا إضافة مواعيد من صفحات العميل المتوقع أو جهة الاتصال أو الصفقات. عند عرض موعد ، يمكنك معرفة الحاضرين الذين وافقوا على دعوتك ورفضوها.
الخطوة الثامنة:إنشاء المهام وتعيينها
في Base CRM ، ترتبط جميع المهام بالصفقات. يمكنك إضافة مهام من علامة التبويب "التقويم" أو "المهام" أو مباشرةً من عميل متوقع أو جهة اتصال أو إدخال صفقة. تحتوي المهام على مواعيد نهائية وتذكيرات اختيارية ، والتي يمكن إرسالها قبل أسبوع واحد أو يوم واحد أو ساعة واحدة أو 30 دقيقة أو 15 دقيقة أو خمس دقائق قبل تاريخ الاستحقاق أو في الوقت المحدد لتاريخ الاستحقاق. تظهر المهام المتأخرة باللون الأحمر. بناءً على أذوناتك ، يمكنك تعيين المهام لنفسك أو لمستخدمين آخرين.
الخطوة التاسعة:دمج بريدك الإلكتروني
يحتوي Base CRM على أداة بريد إلكتروني ولكنه يتكامل أيضًا مع Gmail وموفري البريد الإلكتروني الآخرين. يعني دمج حساب البريد الإلكتروني الخاص بك أن الاتصالات مع العملاء المتوقعين وجهات الاتصال يتم تسجيلها تلقائيًا ، مما يتيح لك الوقت للقيام بعمل أكثر أهمية. ستتم مزامنة حساب بريدك الإلكتروني بطريقتين:ستظهر رسائل البريد الإلكتروني التي ترسلها في Base CRM في عميل البريد الإلكتروني الخاص بك والعكس صحيح. سيرسل CRM الأساسي إليك بريدًا إلكترونيًا بمجرد انتهاء مزامنة البريد الإلكتروني الأولية.
يتم تقسيم بريدك الإلكتروني إلى أربعة مجلدات:صندوق الوارد ورسائل البريد الإلكتروني التي لم يتم تعقبها والمرسلة والمؤرشفة. يحتوي صندوق الوارد الخاص بك على رسائل بريد إلكتروني مرتبطة بالعملاء المتوقعين وجهات الاتصال والصفقات في حسابك. رسائل البريد الإلكتروني التي لم يتم تعقبها هي تلك التي لا ترتبط بحسابك. من هذا المجلد ، يمكنك إضافة بريد إلكتروني كعميل متوقع أو جهة اتصال. في مجلد المرسل ، يمكنك معرفة ما إذا تم عرض بريد إلكتروني وعدد مرات عرضه ، وبهذه الطريقة يمكنك تحديد الرسائل التي ربما تكون قد سقطت من خلال الشقوق أو انتقلت إلى عنوان بريد إلكتروني غير صحيح. يمكنك حذف الرسائل أو أرشفتها بمجرد أن تصبح غير مهمة.
الخطوة 10:إعداد الإجراءات التلقائية
إذا وجدت نفسك تقوم بنفس المهمة مرارًا وتكرارًا ، فلماذا لا تقوم بأتمتة ذلك؟ يحتوي Base CRM على العديد من الخيارات لإنشاء المهام تلقائيًا بناءً على أحداث معينة. يجب أن تكون مستخدمًا على مستوى المدير ومسؤول حساب لإنشاء إجراءات تلقائية. تتضمن الأمثلة إنشاء المهام عندما تنتقل الصفقة إلى مرحلة جديدة أو تحديث حقل مخصص عند إنشاء صفقة جديدة. أولاً ، حدد الحدث الذي سيطلق الإجراء. تشمل الخيارات:عند إنشاء عميل متوقع جديد ، أو عند إنشاء جهة اتصال جديدة ، أو عند إنشاء صفقة ، أو عند نقل صفقة إلى مرحلة مختلفة. تحتوي بعض هذه الأحداث على خيارات أكثر دقة مثل التصفية حسب الشركة أو خط الأنابيب أو مرحلة الصفقة.
بعد ذلك ، تقرر ما يجب أن تكون عليه المهمة ، وتعيينها إلى مستخدم ، وإضافة تاريخ استحقاق اختياريًا. يمكنك إنشاء مهام متعددة لكل إجراء آلي.
