خطأ شائع يرتكبه الناس عندما يبدأون في الشعور بالحاجة إلى أن يكونوا أكثر كفاءة وتنظيمًا ، وهو محاولة استخدام نفس الأدوات التي يستخدمونها بالفعل لأشياء جديدة أخرى. يعتقدون أنه باستخدام نفس الأشياء لكل شيء ، سوف يقومون بأشياء أقل ، وبالتالي ، سيكونون أكثر إنتاجية. خطأ فادح. عادة لا يؤدي الخلط بين أشياء مختلفة إلى تبسيط أي شيء ؛ على العكس من ذلك ، فإنها تخلق ارتباكًا وتعقيدًا .
يستلزم استخدام أداة لغرض آخر غير الغرض الذي صُممت من أجله تكلفة عالية جدًا من حيث الكفاءة والوقت ، سواء في الإعداد أو في الصيانة اليومية. هل قررت استخدام Evernote كأداة GTD؟ لا يدير Evernote المهام أو المشاريع ، بل يدير الملاحظات. تقويم جوجل؟ يحتوي التقويم على الأحداث فقط ، وهي جزء صغير من نشاطك اليومي.
من أكثر الممارسات شيوعًا ، خاصة في عالم الشركات ، استخدام البريد الإلكتروني كقائمة مهام . إذا كانت هذه هي حالتك ، دعني أقدم لك بعض الأسباب التي تجعلك تتوقف عن فعل ذلك الآن:
- في بريدك الإلكتروني ، هناك مهام فقط فرضها الآخرون . أنت لا تتحكم في بريدك الإلكتروني ، كما يفعل الآخرون. أنت فقط تتفاعل مع الأشياء القادمة. من أين تخرج الأفعال من نفسك؟ أين المهام التي تنشأ عن محادثة أو اجتماع؟
- البريد الإلكتروني مصدر كبير للإلهاء . إن فتحه يعني أنه سيتم إخطارك في كل مرة يكون هناك بريد جديد ، وبالتالي سوف تميل إلى إيقاف ما تفعله لمعرفة ما هو عليه. حتى إذا قمت بإغلاقه ، في كل مرة تفتحه لترى ما لديك معلق ، لن تتمكن من تجنب إضاعة الوقت الجيد في الرد على رسائل البريد الإلكتروني وحذفها.
- يمكن أن يكون البريد الإلكتروني مربكًا حقًا ومصدرًا للتوتر . يمكنك تقليل بريدك الوارد إلى 23 عنصرًا وإدخالها بعد نصف ساعة فقط لترى أن الرقم قد ارتفع مرة أخرى إلى 36.
- البريد الإلكتروني عبارة عن عقار . طبيعة البريد الإلكتروني (تذكر أنه أداة اتصال ) يجعلك مدمن مخدرات . تلقي الكثير من رسائل البريد الإلكتروني هو شيء ممتع إلى حد ما. هناك أشخاص يحتاجون أنت. وتحتاج إلى البحث عن بريدك الإلكتروني الوارد باستمرار ، لحذفه والرد عليه حتى تشعر أنك مشغول. في مكتبك ، في المنزل ، في القطار ، أو تمشي مع صديقتك. هذا ، بالإضافة إلى كونه مخجلًا ، غير مثمر تمامًا.
- لا يتم تحديد المهام جيدًا في بريدك الإلكتروني على الإطلاق . يصل إليك بريد إلكتروني بسطر موضوع كتبه شخص آخر ولا يمكنك تغييره. عندما تتحقق من قوائم بريدك الإلكتروني ، يمكنك فقط رؤية تلك المعلومات. إذا كان غامضًا أو محيرًا أو غير دقيق ، فقد يتسبب في معالجة خاطئة. تخيل كيف يتفاعل عقلك مع مهمة بعنوان "Re:re:re:re:re:hi!"
- البريد الإلكتروني لا يساوي مهمة . في الواقع ، يمكن أن يؤدي البريد الإلكتروني إلى العديد من المهام ، سواء كانت مرتبطة أم لا (حتى مشاريع مختلفة). لن يكون لديك تسلسل واضح لما عليك القيام به ، ولن تعرف مكانك ، ولن تتمكن من إزالة البريد الإلكتروني حتى يتم تنفيذ جميع المهام الأساسية. وليست كل رسائل البريد الإلكتروني مهام.
- لا توجد طريقة سهلة لتصنيف رسائل البريد الإلكتروني وتنظيمها والعثور عليها . إذا كنت تريد أن تكون أكثر أو أقل تنظيمًا ، فأنت بحاجة إلى إنشاء الكثير من القوائم أو المجلدات والتعامل معها. حتى مع وجود كل شيء في مكانه ، فإن تصنيف وتجميع رسائل البريد الإلكتروني هي ميزات محدودة للغاية ، كما أن تحديد الأولويات والمواعيد النهائية أمر معقد. باختصار ، الحفاظ على هذه القوائم مكلف للغاية.
نعم ، يأتي برنامج بريدك الإلكتروني مصحوبًا بنجوم وأعلام وألوان ، لكن لا تغري. افصل بريدك الإلكتروني عن إدارة المهام . عندما تقوم بفحص صندوق الوارد الخاص بك ، ما عليك سوى التقاط الإجراءات اللازمة في مدير المهام الخاص بك. إنه بهذه السهولة. مرحبًا ، لكن هذا يضيف خطوة إضافية إلى عملي! نعم ، إنها خطوة إضافية ستسمح لك بتحديد عملك بشكل صحيح ومعالجة مهامك والتحكم فيها ومتابعة مشاريعك.
