هل سبق لك أن قرأت مهمة ما وأدركت أنك لا تعرف بالضبط ما كنت تقصده عندما كتبتها؟ هل سبق لك أن قرأت مهمة ما تتذكرها بدت مثيرة للغاية عندما تم التقاطها ، والآن لا تبدو مثيرة للاهتمام؟
يمكن للكلمات التي تستخدمها لإيصال الأشياء ، سواء إلى الأشخاص الآخرين أو إلى "أنت" في المستقبل ، أن تؤثر بشكل كبير في موقف وسلوك الشخص الذي يتلقى الرسالة ، حتى لو كنت أنت نفسك - عندما تتعامل مع أشخاص آخرين ، فإنك عادة ما تحصل على نتائج أفضل إذا تم اقتراح الأشياء بأسلوب شامل وإيجابي.
تزداد أهمية الاتصالات الكتابية . نحن نعيش في عالم رقمي ، مليء برسائل البريد الإلكتروني ، والتغريدات ، والواتس آب ، وما إلى ذلك. ولهذا السبب تريد شركات مثل 37signals ، التي تكون وظائفها تكنولوجية بشكل أساسي ، أن يتمتع جميع الموظفين المحتملين بمهارات كتابة جيدة. تتيح لك الكتابة بشكل صحيح العمل بشكل أفضل ، وتوفر لك الوضوح وتعزز إنتاجيتك:
عندما تدخل مهمة في نظام الإدارة الشخصية الخاص بك ، فأنت تكتب تعليمات موجزة لنفسك في المستقبل. من المحتمل أنه بحلول الوقت الذي تقرأ فيه هذه التعليمات ، تكون خريطتك الذهنية مختلفة تمامًا عن الخريطة الموجودة حاليًا. لن يكون لديك نفس الأشياء في رأسك ، ولا نفس الأولويات ، ولا تركيزك على نفس المكان. لن يكون لديك نفس المزاج حتى.
يمكن للصياغة المؤسفة أن تجعل مهمة مهمة تمر دون أن يلاحظها أحد ، أو لا توحي بما تعنيه حقًا ، أو لا تدعوك لفعل أي شيء. لذلك من المهم ، في وقت كتابة وصف المهمة ، أن تختار الكلمات الصحيحة . ضع في اعتبارك القرائن التالية:
- يجب أن تكون اللغة بسيطة ومباشرة وسهلة الفهم . لتوفير الاتجاه الصحيح وعدم التسبب في أي إحباط ، يجب أن يكون تعريف المهمة واضحًا جدًا.
- استخدم الأفعال الملموسة للإشارة إلى الإجراء المناسب . الأفعال العامة ، مثل "خطط" أو "استعد" أو "نفذ" ، لا تدعو إلى العمل بل إلى التسويف. بدلاً من ذلك ، استخدم أفعالًا أكثر تحديدًا تساعدك على اتخاذ الخطوة الأولى. على سبيل المثال ، بدلاً من "تحسين لغتي الإسبانية" ، اكتب "اتصل بالأكاديمية الإسبانية واحصل على معلومات حول الفصول الدراسية والجداول الزمنية والأسعار."
- لا تستخدم الصفات . إنها لا تساعد وهي ضوضاء غير ضرورية ، وأي نص غير ضروري يزيد من فرص تشتيت عقلك والتركيز على شيء آخر ، والذي قد يكون أقل أهمية في ذلك الوقت.
- ضمّن جميع التفاصيل المرتبطة بالمهمة ، في ملاحظة إضافية . بحلول الوقت الذي تقوم فيه بإنشاء المهمة ، يقوم دماغك بعمل سلسلة من الروابط والارتباطات التي ستختفي لاحقًا. اكتب أي أفكار لديك في ذلك الوقت تتعلق بالمهمة ، ورابط إلى صفحة وجدت فيها مصدر إلهام ، وكلمة تجعلك تتذكر ... بهذه الطريقة ، عندما تقرأ المهمة في المستقبل ، سيعيد عقلك إعادة الاتصال بسرعة و ستكون قادرًا على اتخاذ أفضل قرار بشأن تنفيذه. بالطبع ، تنطبق "اللغة البسيطة والمباشرة وسهلة الفهم" على هذه الملاحظات أيضًا.
عندما تختار مهمة للقيام بذلك تكون محددة بوضوح ومباشرة ، وتحتاج فقط لبضع ثوان لتفهم بالضبط ما عليك القيام به ، تجد الرضا والتشجيع لتنفيذها. يمكنك تحسين إنتاجيتك وتواصلك مع الآخرين باستخدام لغة بناءة ومشجعة وملهمة .
