خلال متوسط يوم عملك ، ما مقدار الوقت الذي تقضيه في رسائل البريد الإلكتروني والأنشطة الروتينية الأخرى؟ من السهل تضييع الوقت في المهام الضرورية ولكن غير الموجهة نحو الهدف.
إذا كانت لديك أحلام أكبر ، فأنت بحاجة إلى وقت لمتابعتها. ولكن كيف يمكنك تحقيق ذلك مع الكثير من الأشياء الأخرى الموجودة على طبقك؟
الجواب هو قاعدة 50-30-20 .
لا تقلق ، فهو ليس برهانًا غامضًا في الرياضيات ولا يتعين عليك حتى أن تكون جيدًا في الرياضيات لاتباعه. تعني الصيغة 50-30-20 تخصيص 50٪ من يوم عملك للأنشطة التي تعمل على تحقيق أهداف حياتك ؛ 30٪ للمهام التي تحقق أهداف منتصف المدة ؛ و 20٪ للعمل نحو أهداف أكثر إلحاحًا.
فيما يلي بعض النصائح حول كيفية الاستفادة من قاعدة 50-30-20.
تصنيف الأنشطة الخاصة بك
قسّم أنشطتك إلى ثلاثة مستويات:
المستوى الأعلى ، 50 في المائة من جميع الأنشطة التي يجب أن تكون مرتبطة بأهداف طويلة المدى . قد تكون هناك مكافأة في المستقبل القريب ، لكن هذه الأهداف عمومًا لن تؤتي ثمارها بسرعة. ومع ذلك ، من المرجح أن تستمر مكافآتهم الأكبر بعد 3-5 سنوات القادمة من حياتك. تتضمن أمثلة الأنشطة عالية المستوى بدء عمل تجاري أو الاستثمار في العقارات أو إكمال درجة الدراسات العليا أو إنهاء مشروع إبداعي مثل كتاب أو فيلم.
يجب أن تحقق الأنشطة المتوسطة نتائج في غضون عام أو عامين مقبلين . ومع ذلك ، بمجرد الانتهاء من ذلك ، لن يكون هناك سوى القليل من المكافآت أو لا شيء على الإطلاق. هذه مشاريع ستحصل على شيء منها ثم تنتقل إلى مشروع آخر. تتضمن أمثلة الأنشطة المتوسطة المستوى التدريب لمسابقة رياضية أو التخطيط لسلسلة من الفصول الدراسية أو إطلاق منتج موسمي مثل زينة عيد الميلاد المرسومة يدويًا.
تُحدث أنشطة الطبقة الدنيا فرقًا فوريًا في حياتك ، ولكن لا توجد مكافآت دائمة ولن تؤثر على أهدافك الأكبر. فكر في هذه الفئة على أنها مهام صيانة:معالجة البريد الإلكتروني وتنظيم الملفات وإعادة المكالمات الهاتفية. إذا أهملتهم تمامًا ، فستواجه مشاكل ولكنك لا تريد التركيز عليها على حساب المزيد من العمل المهم.
بالطبع ، يمكن مراجعة هذه الفئات لتعكس وضعك الفريد. على سبيل المثال ، قد تعتبر مدربة الحياة التي تقوم ببعض أعمالها عن بُعد أن تعتبر مهام الاتصال مثل البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية نشاطًا متوسط المستوى.
الهدف هو إعداد نفسك لتحقيق النجاح الأمثل في حياتك المهنية من خلال تصنيف مهامك وفقًا لأفضل استخدام لوقتك.
التمسك بحدود الوقت
فائدة تصنيف الأنشطة وتعيين حدود زمنية مسبقًا هي أنك لست مضطرًا للتفكير في الأمر خلال اليوم. الشيء الوحيد الذي عليك فعله هو الالتزام بالحدود المفروضة مسبقًا.
بالنسبة لبعض الناس ، يعتبر يوم العمل هو الوردية التقليدية من 9 إلى 5. يعمل البعض الآخر في فترات زمنية أقصر ، في الصباح الباكر أو في الليل ، لتحقيق أحلام مختلفة عن مسؤولياتهم اليومية. إذا كان لديك 8 ساعات عمل في اليوم ، فسيتكون وقتك من 4 ساعات في أنشطة المستوى الأعلى ، و 2.5 ساعة في المستوى المتوسط ، و 1.5 ساعة في مهام الصيانة. سيتم تقسيم فترة العمل التي تبلغ مدتها 4 ساعات إلى ساعتين في مهام الدرجة الأولى ، و 72 دقيقة في المستوى المتوسط ، و 48 دقيقة في الصيانة.
ماذا يحدث إذا قصرت عن الحد الزمني الخاص بك في مهام الصيانة أو كنت ترغب في مواصلة العمل على نشاط من الدرجة الأولى يتجاوز 50٪؟ المفتاح هو عدم إنفاق أكثر من 20٪ على مهام الصيانة. يجب إكمال أي شيء لم تنته في الوقت المحدد في اليوم التالي. من ناحية أخرى ، من الجيد العمل لفترة أطول في مهام الدرجة الأولى. يمكن أن يتقلص الحد الزمني للفئة المتوسطة أو يتوسع بناءً على التقلبات في المستويات الأخرى.
لا تدع الأشياء الصغيرة تعرقل أحلامك
يُكتب الكتاب جملة واحدة في كل مرة ، لكننا غالبًا ما نتجنب العمل في مشاريع طويلة الأجل لأننا نتوق إلى إرضاء إكمال المهام الأسهل. وهكذا ، تتم كتابة رسائل البريد الإلكتروني ، لكن فكرتك الرائعة عن سيناريو تزداد غبارًا في ذهنك.
عندما تبدأ في اتباع الصيغة 50-30-20 ، قد تلاحظ دافعك للذهاب إلى البريد الإلكتروني ، أو التسجيل ، أو أي شيء يمكنك التحقق من قائمة المهام الخاصة بك بسهولة وسرعة. من المحتمل أن تشعر بعدم الارتياح لأن تجعل نفسك تعمل في مشاريع أكبر بدلاً من ذلك. لكن الطبيعة التلقائية لتخصيص وقتك مقدمًا تعد بمثابة فحص جيد ضد التسويف . في النهاية ، سيصبح تقسيم وقت عملك أمرًا روتينيًا وستلاحظ كيف أن عملك في مهام من الدرجة الأولى يقربك من تحقيق أحلامك.
إذا تساءلت يومًا عن سبب عدم إحراز المزيد من التقدم في أنشطة المستوى الأعلى وحتى المستوى المتوسط ، فتتبع الوقت الذي تقضيه في مهام الصيانة. مجرد أن تكون صادقًا مع نفسك بشأن كيفية استخدامك لوقتك يمكن أن يكون بمثابة الوحي.
إن اتباع صيغة مخططة مسبقًا مثل قاعدة 50-30-20 سيحدث فرقًا أكبر. لن تنخرط في مشروع جديد بدون استراتيجية ، فلماذا تبدأ يوم عملك بدون استراتيجية؟ غالبًا ما ينتج عن العمل بدون خطة سلوك تفاعلي ، معالجة ما يأتي فقط. المشكلة في ذلك هي أن أهدافك الكبيرة لن تظهر أبدًا. عليك أن تفعل الظهور.
