لا يهم مدى جودة عملك في أي يوم - إذا لم تكن ثابتًا في إنجاز الأمور ، فأنت تهدر كل هذا العمل الشاق. المشكلة هي أن كونك منتجًا باستمرار هو بلا حدود أصعب من وجود مد وجذر طبيعي.
هذا هو المكان الذي تأتي فيه العمليات.
على الرغم من أنك قد لا تكون قادرًا على أن تكون ثابتًا بنسبة 100 ٪ كل يوم من أيام الأسبوع في مقدار ما تنجزه ، فمن خلال إنشاء أنظمة أعمال للمهام التي تكررها كثيرًا ، يمكنك على الأقل تقليل أي حالات جفاف في روتينك اليومي. بعد كل شيء ، لا تحدث قصص النجاح بين عشية وضحاها - إذا كنت ترغب في إنشاء مدونة ، فقد يستغرق الأمر سنوات من العمل الجاد المتسق والإنتاج لتنمية متابعين أساسيين.
لذلك ، بدون مزيد من اللغط ، دعنا نعلق في كيف يمكنك إنشاء عمليات لإعداد نفسك لتحقيق النجاح المستمر .
اختر النظام الأساسي الخاص بك
تحتاج أولاً إلى اختيار النظام الأساسي الذي ستستخدمه لتوثيق عملياتك. سيعتمد هذا إلى حد كبير على العمليات التي تحتاج إلى توثيقها وما إذا كنت تتصرف بمفردك أو بالنيابة عن فريق / شركة.
على سبيل المثال ، إذا كنت تقوم فقط بتوثيق العمليات الشخصية الخاصة بك ، فمن المحتمل أن يكون الإعداد البسيط مناسبًا. بهذه الطريقة يمكنك قضاء وقت أقل في إعداد عملياتك ومزيد من الوقت في متابعتها.
من ناحية أخرى ، سيتطلب توثيق عمليات فريقك نوعًا من البرامج للتأكد من تنظيم كل شيء بشكل فعال. بعد كل شيء ، تريد أن يتمكن كل شخص ذي صلة من الوصول إلى عملياتك مع الحفاظ على مستوى عالٍ من الأمان والمساءلة ، وهذا أمر يصعب فعله باستخدام النسخ المادية فقط.
بشكل عام ، ستختار بين استخدام نسخ مادية ، أو برنامج عام ، أو شيء مصمم لإدارة عمليات الأعمال.
النسخ المادية قابلة للخدمة للعمليات الشخصية ، خاصةً إذا لم يكن لديك الكثير ولا تتبعها كثيرًا. من السهل إعدادها (يمكنك فقط كتابة قائمة مهام على قطعة من الورق) ، ولكن إذا كنت تبذل جهدًا للحفاظ على إنتاجيتك متسقة ، فستصبح النسخ المادية بسرعة فوضى لا يمكن السيطرة عليها.
البرامج العامة مثل Microsoft Word و Excel ليست فظيعة ، وعلى الأقل يمكن مشاركة المستندات الناتجة رقميًا ، ولكنها تعاني من العديد من نفس المشاكل المادية. من الصعب تعديلها ، وفقدانها بسهولة ، وتصبح من الصعب تنظيمها على المدى الطويل.
ومع ذلك ، فقد تم تصميم برنامج توثيق العملية المخصص لهذا الغرض على وجه التحديد. يمنحك استخدام إحدى هذه الأدوات الأدوات التي تحتاجها لتوثيق عملياتك وتتبعها بشكل فعال لزيادة إنتاجيتك.
اختر العملية الأولى للتوثيق
الآن بعد أن قمت بفرز أدواتك ، تحتاج إلى اختيار العملية الأولى التي ستقوم بتوثيقها لاستخدامها في المستقبل. هل تحتاج إلى مثال؟ يمكنك التحقق من بعض أمثلة عمليات التسويق هنا ، وبعض أمثلة العمليات المحاسبية هنا!
الشيء الرئيسي هنا هو اختيار عملية مهمة ومتكررة ، حيث سيعطيك هذا أكبر عائد بمرور الوقت. في النهاية ، ستحتاج إلى توثيق كل ما تحتاج إلى القيام به أكثر من مرة ، ولكن من خلال مسح العناصر الأكثر شيوعًا والأكثر أهمية أولاً ، فإنك تمنح نفسك قدرًا كبيرًا من الاتساق.
سجل كيف يتم تحقيقه حاليًا
هذه الخطوة بسيطة - تحتاج إلى تسجيل الخطوات التي تتخذها حاليًا لإكمال عمليتك. تأكد من الالتزام بالتنسيق الذي اخترته سابقًا ، تابع العملية خطوة واحدة في كل مرة وسجل كل شيء بتفاصيل كافية حتى يتمكن شخص ليس لديه خبرة من إكماله.
هناك شيئان جديران بوضعهما في الاعتبار في هذه المرحلة ؛ مستوى التفاصيل ودقة العملية.
إذا جعلت العملية مفصلة للغاية ، فمن المحتمل أنك (ناهيك عن أي شخص آخر) لن تقرأ الأمر برمته عند العودة إليه ، وسيتم قطع الزوايا. في الوقت نفسه ، يجب أن تكون هناك معلومات كافية لإكمال المهام على مستوى عالٍ.
فيما يتعلق بالدقة ، فقط تأكد من عدم محاولة تغطية الخطوات التي تتخذها بالسكر. إن مزاح نفسك لتسجيل نسخة مثالية من عمليتك الحالية لن يؤدي إلا إلى حدوث ضرر لاحقًا ، لذا احرص على تسجيل العملية الفعلية والاختصارات وكل شيء.
املأ أية فجوات
بعد ذلك ، يجب أن تملأ أي ثغرات اكتشفتها أثناء تسجيل عمليتك. عادة ما يكون هذا هو المكان الذي تم فيه أخذ الاختصارات ، ولكن تذكر أنه ليست كل الاختصارات سيئة. قم بتقييم ما إذا كان من الأفضل سد الفجوة في عمليتك أم تركها ، ثم تابع.
عادةً ما يعني هذا توسيع نطاق عمليتك لتشمل أشياء مثل التحقق من المعلومات ، أو أن تكون أكثر شفافية في طريقة عملك وتقريرك ، ولكن كل هذا ضروري إذا كنت تريد زيادة إنتاجيتك . بعد كل شيء ، لكي تكون متسقًا ، يجب أن يكون لديك طريقة يمكنك اتباعها في كل مرة تحتاج فيها هذه المهمة إلى إكمال - أي ثقوب تترك مجالًا للتباين ، والذي بدوره سيؤدي إلى إفساد مخرجاتك.
إذا كنت تسجل عملية تشمل آخرين ، ففكر في أن تطلب منهم اقتراحات حول كيفية سد الفجوات. من المحتمل أنهم سيقدمون أفكارًا مختلفة إلى أفكارك الخاصة ، وسيؤدي جعلهم يساهمون بدوره في جعلهم أكثر استعدادًا لمتابعة المنتج النهائي.
تحسين ما يمكنك
ربما تكون أصعب خطوة في هذه العملية برمتها هي معرفة ما يجب تحسينه وكيفية تحسينه. إذا أجريت الكثير من التغييرات ، فمن الممكن أن ينفر أي شخص يستخدم العملية ، مما يجعله يقاوم التغيير. سيحدث الشيء نفسه إذا تم إجراء تغييرات غير ضرورية أو إذا لم يفهم الشخص الذي يتابع العملية سبب حاجتها للتغيير.
لذلك ، إذا لم تكن قد فعلت ذلك بالفعل ، فهنا حيث تحتاج إلى مقابلة أي شخص آخر قد يتابع هذه العملية في المستقبل. إذا كنت تقوم بتوثيق العمليات الشخصية ، فقم بإجراء بعض الأبحاث حول كيفية قيام الآخرين بتنفيذ نفس العملية واطلع على العناصر المشتركة بينهم للتعرف على ما قد ينجح.
باختصار ، لا تأخذ شيئًا كأمر مسلم به لمجرد أن هذه هي الطريقة التي فعلت بها ذلك حتى الآن. هناك دائمًا مجال للتحسين وتعزيز الإنتاجية ، لذلك يجب أن يكون لديك دائمًا شيء لتعديله واختباره.
اختبر تغييراتك
نحن على وشك الانتهاء - بعد ذلك تحتاج إلى اختبار التغييرات التي تم إجراؤها على عمليتك لمعرفة ما إذا كنت قد أجريت المكالمة الصحيحة بالفعل. من الناحية المثالية ، يجب إجراء هذه الاختبارات في أقرب مكان ممكن من البيئة الحية (دون المخاطرة بكارثة إذا فشلت).
ستعتمد الاختبارات على العملية التي تقوم بتحسينها ، ولكن تأكد من أنك لا تتجاهل أي عوامل رئيسية مثل الوقت المستغرق لإكمال مهمة معينة أو تقديم عنصر معين.
إذا اتضح أن كل شيء على ما يرام ، فقد حان الوقت لنشر عمليتك. إذا لم يكن الأمر كذلك ، فارجع ، وفكر في نتائجك ، وعدّل العملية أكثر قليلاً ، ثم اختبرها مرة أخرى.
شطف وكرر
بمجرد أن تكون راضيًا عن نتائجك ، انطلق ونشر عمليتك. قد يكون هذا بسيطًا مثل نقله إلى مجلد معين أو معقدًا مثل الاجتماع بالفرق ذات الصلة وإشراكهم في معرفة سبب أهميته وما يتعين عليهم فعله لمتابعة ذلك.
في كلتا الحالتين ، بمجرد الانتهاء ، حان الوقت للشطف وتكرار كل شيء في العملية التالية ، وما إلى ذلك.
قد يبدو كل هذا وكأن الأمر يستغرق الكثير من الوقت والجهد لإعداده ، ولكن المدخرات التي تحصل عليها على المدى الطويل أكبر بكثير من أي شيء تنفقه في إعداد وتشغيل الأشياء. بعد كل شيء ، لكي تكون منتجًا باستمرار ، يجب أن يكون لديك طرق متسقة.
كيف تحافظ على إنتاجيتك باستمرار؟ ما هي العملية الأكثر فائدة التي وثقتها؟ اسمحوا لي أن أعرف في التعليقات أدناه .
