بالنسبة للعديد من الموظفين ، يمكن أن يكون البريد الإلكتروني أداة مفيدة أو كارثة كاملة. على الرغم من أن البريد الإلكتروني قد أدى إلى تحسين سهولة الاتصال ، إلا أن البريد الوارد الصعب قد يؤدي في الواقع إلى إضعاف الإنتاجية وإحباط المستخدمين. هذا مقلق بشكل خاص عندما تفكر في مدى أهمية البريد الإلكتروني للعديد من الوظائف.
إذا فتحت صندوق بريد Gmail الخاص بك أول شيء كل يوم عمل ، فأنت بحاجة إلى معرفة أنه يسمح بسير عمل مثمر. عندما تقوم بتحسين صندوق الوارد الخاص بك ، فإنك تبسط حياتك ، وهو أمر جيد لحياتك المهنية ومستويات التوتر لديك. إليك 10 نصائح يمكنك استخدامها للتحكم في بريدك الوارد.
1. تغيير كثافة العرض
يمكن أن يربكك صندوق الوارد المزدحم ويجعلك تتصفح الرسائل المهمة. وبالمثل ، إذا تلقيت الكثير من رسائل البريد الإلكتروني ، فقد لا تؤدي كثافة العرض المنخفضة إلى قطعها. يقدم Gmail ثلاث كثافة للعرض للاختيار من بينها:افتراضي ، ومريح ، ومضغوط. يمكنك التبديل بين خيارات العرض هذه بالنقر فوق رمز الترس الأيمن العلوي. اختر الخيار الذي يناسبك.
2. استخدم اختصارات لوحة المفاتيح
إذا كنت تقضي الكثير من الوقت في Gmail ، فمن المحتمل أنك تقوم بالكثير من النقر. يمكن أن يؤدي ذلك إلى إبطائك عند الرد على رسائل البريد الإلكتروني ويسبب مرور الوقت بين أصابعك. لحسن الحظ ، يدعم Gmail عددًا من اختصارات لوحة المفاتيح. يمكنك تشغيل الاختصارات الحالية في إعدادات Gmail العامة أو تمكين الاختصارات المخصصة في الخيارات المتقدمة إذا كنت تفضل ذلك.
3. تجربة تكوينات البريد الوارد
يحدد تكوين صندوق الوارد الخاص بك كيف تصادف رسائلك. يتضمن Gmail خمسة إعدادات مختلفة:الافتراضي ، والمهم أولاً ، وغير المقروء أولاً ، والبريد الوارد المميز بنجمة أولاً ، والأولوية. تعتمد بعض التكوينات ، مثل التكوينات المهمة أولاً ، على Google لتحديد الرسائل التي تظهر أولاً في بريدك الوارد. يمنحك الآخرون ، مثل المميز بنجمة أولاً ، مزيدًا من التحكم. جرّب التكوينات المختلفة لمعرفة أيها يناسب احتياجاتك بشكل أفضل.
4. قم بإيقاف تشغيل التنبيهات
على الرغم من أن البريد الإلكتروني قد يكون جزءًا كبيرًا من وظيفتك ، إلا أنه ليس الشيء الوحيد الذي عليك القيام به. لذلك ، من المهم إعداد بريدك الإلكتروني لدعم التركيز. تحسين الإنتاجية عن طريق تعطيل الإخطارات. سواء كنت تتحقق من بريدك الإلكتروني على هاتفك أو سطح المكتب ، ستنجز المزيد من العمل عن طريق فحص بريدك الإلكتروني في أوقات محددة مسبقًا ، بدلاً من الرد على كل إشارة أو مكالمة في Gmail. يمكنك تغيير تفضيلات الإعلام في الإعدادات العامة.
5. قم بتوسيع تراجع عن الإرسال
إذا كنت تستخدم Gmail ، فلديك القدرة الملائمة لتغيير رأيك بشأن الرسالة بعد إرسالها باستخدام ميزة "التراجع عن الإرسال". يقلل هذا من احتمالية إرسال رسائل بريد إلكتروني مؤسفة إلى رئيسك في العمل أو العملاء أو جهات اتصال مهمة أخرى. امنح نفسك مزيدًا من الوقت لإعادة النظر من خلال توسيع "تراجع الإرسال" من الإعداد الافتراضي البالغ خمس ثوانٍ إلى 30 ثانية. يمكنك العثور على هذا الخيار في إعدادات Gmail العامة.
6. حظر المرسلين الذين يعيقون الإنتاجية
إذا قمت بفرز الكثير من البريد غير الهام للوصول إلى الرسائل المهمة ، فوفر على نفسك بعض الوقت عن طريق حظر المرسلين المزعجين. عندما تتلقى رسالة من مرسل مزعج ، انقر على النقاط الثلاث في أعلى يمين الرسالة. ثم انقر فوق "حظر" لإرسال الرسائل من هذا العنوان مباشرة إلى البريد العشوائي. إذا كنت تريد التوقف عن رؤية محادثة ما دون حظر المرسل ، فيمكنك أيضًا اختيار "تجاهل" بدلاً من ذلك.
7. تنظيم بالنجوم والأيقونات
إذا كنت بحاجة إلى الكثير من إشارات التنظيم المرئية ، ففكر في استخدام مجموعة النجوم الكاملة في Gmail. ضمن الإعدادات العامة ، يمكنك تنشيط المجموعة الكاملة ، بما في ذلك خمسة نجوم ملونة مختلفة وأيقونات أخرى لجذب الانتباه مثل علامات التعجب.
8. استخدم وظائف Gmail الإضافية
تسمح لك وظائف Gmail الإضافية بالوصول إلى تطبيقات مهمة أخرى من خلال صندوق الوارد الخاص بك. يمكنهم تحسين سير عملك والسماح لك بإكمال المهام الصغيرة بسرعة أكبر. تتضمن بعض الوظائف الإضافية المتوفرة حاليًا Asana و Trello و Intuit QuickBooks Invoicing.
9. إخفاء التسميات غير المستخدمة
إذا كنت تستخدم الكثير من التصنيفات لتنظيم بريدك الوارد ، فإن العثور على الملصق المناسب قد يؤدي إلى إبطاء سير عملك. إخفاء التسميات القديمة وغير المستخدمة من خلال علامة التبويب التصنيفات في الإعدادات. هنا ، يمكنك اختيار إظهار أو إخفاء فئات معينة. ستظل قادرًا على الوصول إلى التصنيفات المخفية - لن تظهر على الشريط الجانبي.
10. حدد الإعدادات غير المتصلة بشكل استباقي
تأكد من أنه يمكنك دائمًا الوصول إلى بريدك الوارد ، حتى في حالة عدم توفر اتصال بالإنترنت ، عن طريق تمكين البريد غير المتصل بشكل استباقي في إعدادات Gmail. عند استخدام البريد غير المتصل ، يمكنك قراءة الرسائل وإنشاؤها بدون اتصال ، مما يضمن استمرار سير العمل دون انقطاع.
اجعل البريد الإلكتروني يعمل من أجلك
يشكل البريد الإلكتروني جزءًا مهمًا من عمل معظم الأشخاص ، لذلك من الضروري التأكد من أن بريدك الإلكتروني يعمل من أجلك ، وليس العكس. استخدم هذه النصائح لتحسين Gmail وبدء العمل بشكل أفضل اليوم.
