يواصل تفشي الفيروس التاجي شق طريقه في جميع أنحاء العالم ويحث مسؤولو الصحة الأمريكيين على توخي اليقظة والاستعداد لاحتمال حدوث المزيد من الحالات. حاليًا ، أعداد المصابين في الولايات المتحدة قليلة ، لكن الوضع مائع. الهدوء والسلوك الاستباقي هو مفتاح البقاء في صحة جيدة.
لا يزال ، لدى الناس في جميع أنحاء أمريكا أسئلة حول ما يجب فعله إذا وصل الفيروس إلى مجتمعاتهم. مع وجود الكثير من المعلومات الخاطئة عبر الإنترنت ، قد يكون من الصعب تحديد أفضل مسار للعمل. اضغط أو انقر لمعرفة المزيد عن الأخبار الوهمية لفيروس كورونا.
هذا ينطبق بشكل خاص على أصحاب الأعمال والموظفين ، الذين قد يكونون قلقين بشأن العمل في خضم تفشي المرض. كيف تستعد؟ وماذا يعني انتشار الفيروس لعملك وبياناتك وعائلتك؟ اقرأ دليلنا لمعرفة الأدوات التي يمكن أن تبقيك على اطلاع وتحافظ على قوة حياتك الرقمية وأعمالك.
1. لا تحضر الخطأ إلى العمل
© Sorrapong Apidech | Dreamstime.com يشتهر الأمريكيون بأخلاقيات العمل لدينا ، ويفضل الكثير منا تسليح أنفسنا بالكافيين و DayQuil قبل التوجه إلى المكتب على قضاء يوم مريض. ولكن عندما يحدث تفشي مرض مجتمعي ، تصبح هذه الممارسة خطرة على صحة الآخرين.
يجب على أصحاب العمل والموظفين على حدٍ سواء البقاء دائمًا في المنزل إذا أصيبوا بالحمى - بغض النظر عن المرض الذي يعانون منه. إذا كنت تعاني من أعراض ، فهذا يعني أنك من المحتمل أن تكون معديًا ويمكن أن تنشر المرض إلى زملائك في العمل.
يبقى عامل واحد مريض في المنزل أقل تأثيرًا على عملك من قوة عاملة مريضة بأكملها. اطلب من موظفيك الانتباه إلى صحتهم ، وغسل أيديهم بشكل متكرر والسعال في أكواعهم.
يوصي مركز السيطرة على الأمراض والوقاية منها أيضًا الشركات بتدريب الموظفين على أداء وظائف وظيفية أخرى. يمكن أن يساعد هذا في استمرار العمليات عندما يكون لديك نقص في الموظفين.
إحدى أفضل الطرق للقيام بذلك هي عبر "تعيين العملية". هذا يعني إعداد إرشادات وتعليمات مكتوبة مفصلة للموظفين تسمح لهم بالعمل في أدوار متعددة في عملك.
على سبيل المثال ، إذا كنت تعمل في مجال النشر ، فيمكنك معالجة عملية تحرير النسخة بحيث يمكن للكاتب أن يتصرف في الدور بدون مشاكل.
يمكن إجراء تخطيط العملية بشكل غير رسمي ، أو يمكنك الحصول على شهادات تجعل الممارسة أكثر صرامة. إذا كنت تخطط لعمليات عملك بشكل غير رسمي ، فتعاون مع فريقك وأنشئ مستندات مشتركة يمكن للجميع الوصول إليها.
للحصول على شهادة أكثر رسمية ، تحقق من مورد تعيين العملية هذا من Business Enterprise Mapping ومعرفة ما إذا كان يناسب احتياجات عملك.
2. ابق على اطلاع وتجاهل الضوضاء
الإنترنت مليء بالمعلومات الخاطئة المحيطة بفيروس كورونا الجديد ، والجهات الفاعلة السيئة تتراوح من المتصيدون الذين ترعاهم الحكومة إلى أصحاب نظرية المؤامرة يعتمدون على جنون العظمة لتحقيق نقرات وأرباح. إذا رأيت مطالبة عبر الإنترنت تبدو جيدة جدًا أو سيئة جدًا لدرجة يصعب تصديقها ، فمن المحتمل أنها كذلك.
هناك العديد من القصص الإخبارية المزيفة حول أصول المرض والتي لا تتوافق مع الحقائق الثابتة (أو الحقيقة الموضوعية ، في هذا الشأن). كن متشككًا بشأن القصص التي ينشرها أصدقاؤك على أماكن مثل Facebook - خاصةً إذا زادت أعداد الأمراض بمرور الوقت.
إذا كنت تبحث عن طريقة دقيقة ومحدثة لتتبع انتشار المرض ، فانقر أو انقر هنا للتحقق من هذه الخريطة من جامعة جونز هوبكنز والوصول إلى معلومات أكثر تفصيلاً.
3. النظر في خيارات العمل من المنزل
© سيمونا بيلولا | Dreamstime.com اعتمادًا على مجال عملك ، قد يكون من المفيد تنفيذ خيارات العمل من المنزل لبعض الموظفين. يمكن للوظائف التي تركز بشدة على العمل الرقمي أن تنتقل بسهولة إلى بيئة منزلية. وبمساعدة أدوات مؤتمرات الفيديو والأمان المناسبة ، يمكن أن تشعر وكأنها يوم عادي في المكتب.
إذن ما هي الأدوات المناسبة لإعداد العمل من المنزل؟ ستحتاج إلى البحث في الحلول المستندة إلى السحاب للمستندات والبيانات. تمنحك مجموعات البرامج مثل G Suite أو Office 365 الوصول إلى معالجات النصوص وجداول البيانات وعروض الشرائح. يمكنك حتى استخدام هذه البرامج للتعاون ومشاركة المشاريع بين الموظفين.
G Suite هو إصدار موجه للأعمال من Google Drive ، والذي يتضمن برامج إنتاجية شهيرة قائمة على السحابة مثل مستندات Google وجداول البيانات والعروض التقديمية. يمنحك الاشتراك في G Suite أنت وموظفيك الوصول إلى التخزين السحابي وإدارة الجهاز مقابل 6 دولارات فقط لكل مستخدم شهريًا. هناك أيضًا نسخة تجريبية مجانية لمدة 14 يومًا.
يتلقى كل مستخدم عنوان Gmail مخصصًا لتسجيل الدخول ويمكن الوصول إليه من أي مكان. كل ما يحتاجه الموظفون هو تنزيل تطبيق Gmail للوصول إلى رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل.
هذا الحساب مؤمن من خلال Google ، ويمكن للمسؤولين إعداد ميزات مثل 2FA لحماية المستندات والبيانات الأساسية. اضغط أو انقر هنا لمعرفة المزيد عن 2FA.
انقر فوق البدء في الزاوية العلوية اليسرى للحصول على G Suite لعملك وملء معلومات الاتصال الخاصة بك. إذا كان لنشاطك التجاري احتياجات معينة ترغب في تلبيتها ، فانقر على "الاتصال بالمبيعات" للتحدث مع أحد ممثلي Google.
Office 365 هو مجموعة الإنتاجية المستندة إلى السحابة الإلكترونية من Microsoft. إنه إصدار تمت ترقيته من مجموعة Microsoft Office التي نعرفها جميعًا ، وهو يتضمن العديد من الميزات التي تجعل العمل عن بُعد أكثر إنتاجية - الوصول عن بُعد ، والاجتماعات عن بُعد ، والتعاون المباشر مع المستندات.
يمكن للمستخدمين الوصول إلى Office 365 عبر حسابات Microsoft التي أنشأها المسؤول الذي يقوم بإعداد البرنامج. تبلغ تكلفة الخدمة 8.25 دولارًا لكل مستخدم شهريًا للحزمة الأساسية و 10 دولارات لكل مستخدم شهريًا للحزمة التي تمت ترقيتها والتي تتضمن نطاقات بريد إلكتروني مخصصة وعقد المؤتمرات عن بُعد.
قم بزيارة صفحة الموقع لاختيار حساب الأعمال الذي تريد تنشيطه ، ثم اتبع الإرشادات التي تظهر على الشاشة لإعداد Office 365.
4. تأمين البيانات الخاصة بك في جميع المجالات
بعد ذلك ، ستحتاج إلى حصول موظفيك على وصول آمن إلى ملفاتهم وحساباتهم دون تعريض بيانات الشركة للخطر. قد لا يكون أمان الإنترنت في المنزل لموظفك بنفس قوة أمان عملك ، لذلك من الجيد إغلاق تطبيقاتك ونظامك قبل أن يصل إليها أي شخص عن بُعد.
لحماية بياناتك ، ستحتاج إلى خيارات أمان مثل VPN ومدير كلمات المرور. هذا يجعل عمليات تسجيل دخول الموظفين أكثر أمانًا ويمنع أي حركة مرور غير مصرح بها من التنصت على اتصالات موظفيك. المس أو انقر هنا لمعرفة سبب أهمية الشبكات الظاهرية الخاصة في الإعداد.
ابحث عن شبكات VPN قوية فيما يتعلق بالخصوصية ، وتجنب تتبع بياناتك وتتيح لك التصفح دون الكشف عن هويتك. كما يجب أن يكون سريعًا وقادرًا على التعامل مع الجانب الرقمي من عملك.
لإعداد VPN على Windows ، انقر فوق زر البدء (رمز Windows في الجزء السفلي من شاشتك على اليسار). انتقل إلى "الإعدادات" ثم اختر "الشبكة والإنترنت" ، متبوعًا بـ VPN من القائمة الموجودة على اليسار.
انقر فوق إضافة اتصال VPN ، ثم افتح سهم القائمة المنسدلة حيث تقول مزود VPN وحدد Windows. اكتب أي اسم تريده لاتصالك.
بعد ذلك ، اكتب اسم الخادم أو عنوان VPN الذي قدمته. إذا كانت شبكة VPN الخاصة بك تمنحك نوعًا معينًا من VPN لاستخدامه ، فاختر ذلك ؛ خلاف ذلك ، حدد تلقائي ودع Windows 10 يختار لك.
ابحث عن اسم المستخدم وكلمة المرور ضمن نوع معلومات تسجيل الدخول. اكتب اسم المستخدم وكلمة المرور اللذين ستتذكرهما ، ثم حدد حفظ لإكمال الإعداد.
لإعداد VPN على جهاز Mac ، يوفر العديد من مصممي البرامج تطبيقات بسيطة تقوم تلقائيًا بإعداد الأشياء لك. ولكن إذا طُلب منك الإعداد يدويًا ، فافتح تفضيلات النظام عن طريق النقر على رمز التفاحة في الزاوية العلوية اليسرى من شاشتك ، ثم حدد تفضيلات النظام وانقر على الشبكة.
حدد الرمز + في الزاوية اليسرى السفلية ، وانقر فوق القائمة المنسدلة وحدد VPN. سيُطلب منك بعد ذلك إضافة اسم الخادم أو العنوان الذي قدمه لك مزود VPN. احفظ التغييرات لإكمال الإعداد.
إذا كنت تبحث عن شبكة افتراضية خاصة جديرة بالثقة ، فإن راعينا ، ExpressVPN ، يتخذ نهجًا مختلفًا للبدء. كل ما عليك فعله هو تنزيل تطبيق وتسجيل الدخول باسم المستخدم وكلمة المرور لتثبيت الخدمة.
ستحصل على نظام VPN سريع وآمن يقوم بتشفير حركة المرور الخاصة بك ويحمي شركتك من الجهات الضارة عبر الإنترنت. احصل على 3 أشهر إضافية مجانية من ExpressVPN عند التسجيل في ExpressVPN.com/Kim.
الآن ، بالنسبة لمديري كلمات المرور ، ستحتاج إلى البحث عن شيء يمكنه تلقائيًا إنشاء كلمات مرور معقدة لا يمكن اختراقها بسهولة. سيؤدي استخدام مدير كلمات مرور قوي لإنشاء عمليات تسجيل دخول للموظفين إلى تقوية نظام حسابك ويجعل من الصعب على المتسللين الاستفادة من وصول الموظف عن بُعد.
نوصي بالراعي Roboform ، حيث يمكنه إنشاء كلمات مرور قوية تلقائيًا وتشفيرها أثناء التخزين. اضغط أو انقر هنا لمعرفة المزيد عن Roboform.
بمجرد إنشاء كلمات مرور موظفيك ، تأكد من عدم حفظها في المتصفحات الخاصة بهم. يمكن اختراق متصفحات الإنترنت بشكل أسهل بكثير من المستندات المشفرة.
5. اجعلها شخصية مع الاجتماعات الافتراضية
© أندري بوبوف | Dreamstime.com بالطبع ، لا يمكن للناس العمل من المنزل دون توجيه. بصفتك صاحب عمل ، سترغب في الوصول إلى العاملين لديك بخلاف المكالمات الهاتفية والرسائل النصية البسيطة. للحفاظ على روح التعاون حية ، لا بد من عقد اجتماعات عبر الفيديو والاجتماعات الافتراضية.
يمكن للاجتماعات الافتراضية أن تساعد الموظفين على الشعور بعودة الحياة إلى طبيعتها ، لا سيما في ظل ظروف غير عادية. يمكن أن يساعد أيضًا في منع الأخطاء وسوء الفهم بشكل أفضل بكثير من المكالمات الهاتفية أو الرسائل النصية ، حيث يمكن تفويت تعابير الوجه الدقيقة والتجويد.
فيما يلي بعض أدوات الاجتماع الافتراضية المفضلة لدينا. يتضمن ذلك برامج مؤتمرات الفيديو ، فضلاً عن أدوات المراسلة الفورية الموجهة للأعمال من أجل التعاون السريع والمناقشة.
تكبير
يعد Zoom أحد أكثر تطبيقات الاجتماعات الافتراضية شيوعًا على الويب ويتضمن اجتماعات الفيديو وميزات الدردشة ومشاركة الشاشة. تتيح البنية الأساسية لـ Zoom للمستخدمين العمل دون تأخير أو تلعثم قد تواجههم في البرامج المجانية الأخرى ، ولديها ميزة إضافية تتمثل في مؤتمرات الفيديو المقسمة حتى تتمكن من رؤية الجميع في وقت واحد - تمامًا مثل الاجتماع الشخصي.
حزمة Zoom الأساسية مجانية ويمكن أن تستضيف ما يصل إلى 100 مستخدم ، يمكن لكل منهم عقد اجتماعات فردية. حزمة Pro هي 15.00 دولارًا شهريًا لكل مضيف وتتيح لك الوصول إلى اجتماعات المجموعة في وضع تقسيم الشاشة.
تزيد الحزم الأكثر تكلفة من عدد المشاركين المسموح لك بالحصول عليها ، لذا تأكد من مراجعة الخطط والحزم لاختيار الحزم المناسبة لعملك. المس أو انقر هنا لمشاهدة المزيد من الخطط والحزم.
سكايب
سكايب هي خدمة مألوفة للكثير منا ، ولا يزال يعتمد عليها بشدة في عالم الأعمال. يوفر الإصدار المجاني اجتماعات فردية وإمكانية الوصول إلى أدوات مثل مشاركة الشاشة ، ولكنه يحتوي على مساحة تخزين سحابية محدودة وسقف مستخدم.
يمنحك Microsoft Teams ، الاسم الجديد لاشتراكات Skype الموجهة للأعمال ، الوصول إلى مكالمات جماعية أكبر بالإضافة إلى التعاون المباشر في المستندات. تم تضمينه أيضًا كجزء من مجموعة Office 365 التي وصفناها سابقًا ، أو يمكن استخدامه كتطبيق مستقل مجاني.
سلاك
تم تصميم Slack كتطبيق دردشة لجميع الأغراض يساعد موظفيك على البقاء على اتصال مع بعضهم البعض. على عكس البريد الإلكتروني ، فأنت مقيد بشبكة موظفيك فقط. هذا جيد لأنه يحافظ على المحادثات خاصة ومشفرة وآمنة.
يقدم Slack إصدارًا مجانيًا للفرق الصغيرة ، لكن الفرق المكونة من 15 عاملاً سترغب في الترقية إلى الإصدار القياسي مقابل 6.67 دولارًا لكل مستخدم شهريًا. تتوفر ترقيات إضافية حسب حجم فريقك. المس أو انقر هنا لقراءة المزيد عن خطط وأسعار Slack.
Google Hangouts
تمامًا كما هو الحال مع Microsoft Teams ، يتم تضمين Google Hangouts كجزء من اشتراكك في G Suite. وظيفيًا ، إنه يعمل مثل برنامج المراسلة الفورية ولكنه يشمل فقط أعضاء مجموعة العمل أو الأعمال التجارية الخاصة بك.
يعد Google Hangouts مفيدًا بشكل خاص نظرًا لتوفره كتطبيق للجوال. إذا كنت مشتركًا في Hangouts ، فيمكن للموظفين تنزيل التطبيق على أجهزتهم المحمولة. بهذه الطريقة ، لن يفوتهم أي تحديث مهم منك أو من زملائهم في العمل.
مع انتشار المرض في جميع أنحاء العالم ، سيكون الأمر متروكًا لنا للحفاظ على أنفسنا وأحبائنا بصحة جيدة. من خلال تنظيم عملك بحيث يمكن تشغيله عبر العمل عن بُعد أو بسعة منخفضة ، ستحمي العاملين لديك وكذلك أرباحك. كما يقول المثل ، درهم وقاية خير من قنطار علاج.
