هل تريد إنجاز المزيد؟ تتبع وقتك بشكل أفضل باستخدام هذه الأساليب المثبتة

لكي تكون أكثر إنتاجية ، تحتاج إلى إدارة وقتك بشكل فعال. كيف تتحسن في إدارة وقتك؟ بغض النظر عن مكانك باستخدام مهاراتك في إدارة الوقت ، فإن أول شيء عليك القيام به هو تتبع كيف تقضي وقتك حاليًا. لا يمكنك تغيير الطريقة التي تقضي بها وقتك إذا كنت لا تعرف كيف تستخدمه الآن.

هناك ثلاث طرق أساسية لتتبع وقتك ، ولكل منها إيجابيات وسلبيات. الطريقة التي يُعتقد عمومًا أنها الأسهل هي الأقل دقة. الطريقة الأكثر دقة تستغرق وقتًا طويلاً. أخيرًا ، هناك طريقة لتتبع وقتك باستخدام التكنولوجيا ، وهو أمر سهل للغاية ، ولكنه دقيق فقط لأنواع معينة من المهام. يمكن أن تساعدك هذه الأساليب سواء كنت في المكتب أو تعمل من المنزل.

إليك ما تحتاج لمعرفته حول هذه الطرق الثلاث:

1. تقدير الوقت (يُعرف أيضًا باسم طريقة تقدير أسبوع العمل)

ما هو تقدير الوقت؟ تقدير الوقت هو قائمة بكل ما فعلته خلال فترة زمنية جنبًا إلى جنب مع عدد الساعات والدقائق التي تقدر أنك قضيتها في القيام بذلك.

كيفية عمل تقدير للوقت: غالبًا ما يتم عمل تقديرات الوقت في نهاية الأسبوع. تفكر في الأسبوع ، أو أي فترة مراجعة تريدها ، وقم بإحصاء عدد الساعات التي تعتقد أنك عملت أو نمت أو نفذت مهمات أو طهي أو نظفت أو شاهدت الأفلام ، على سبيل المثال. من المفيد الرجوع إلى التقويم الخاص بك للحصول على إرشادات ، إذا احتفظت به.

الايجابيات: يستغرق إنشاء تقديرات الوقت القليل من الوقت. نظرًا لأنه يمكنك حفظها حتى نهاية الأسبوع ، فلن تتم مقاطعة روتينك اليومي بمهام تسجيل الوقت المزعجة.

السلبيات: تقديرات الوقت هي الطريقة الأقل دقة لقياس كيف تقضي وقتك. وجد الباحثون أنه عندما يقدر الناس كيف يقضون وقتهم (يفتح في نافذة جديدة) باستخدام نهج المراجعة ، فغالبًا ما ينتهي بهم الأمر بإجمالي ساعات أكثر مما هو موجود في الأسبوع الفعلي (168). يميل الناس إلى المبالغة في تقدير مقدار عملهم (يفتح في نافذة جديدة) والتقليل من وقت فراغهم.

2. سجل الوقت (يُعرف أيضًا باسم إجمالي نهج يوميات الوقت)

ما هو سجل الوقت؟ سجل الوقت هو سجل لما فعلته طوال اليوم ، مقسمًا على فترات زمنية تُحسب طوال اليوم. الفكرة هي حساب كل كتلة زمنية في فترة 24 ساعة.

كيفية عمل سجل للوقت: لإنشاء سجل زمني ، لا تحتاج إلى أكثر من ورقة أو جدول بيانات. قم بإنشاء عمود وأدخل فيه كتل متتالية من الوقت بزيادات قدرها 15 أو 30 أو 60 دقيقة. يمكنك الجمع بين عدة كتل زمنية للساعات التي عادة ما تكون فيها نائمًا. إما بشكل دوري على مدار اليوم أو في نهاية اليوم ، فأنت تملأ الفراغ المجاور لكل كتلة زمنية بما كنت تفعله خلال ذلك الوقت. يعتمد مدى الدقة التي تحصل عليها في وصفك على ما تريد معرفته عن نفسك أو نوع تحويل إدارة الوقت الذي تريد القيام به.

الايجابيات: سجلات الوقت أكثر دقة من يوميات الوقت. إنها أكثر صعوبة عندما تقوم بملئها في كثير من الأحيان وأقل لذلك كلما طال الانتظار لإكمالها. من السهل جدًا تصنيف وقتك إلى فئات وإضافة الأرقام وتحليل النتائج.

السلبيات: قد لا يكون تدوين إجابة واحدة لما فعلته بين الساعة 9 و 10 صباحًا ، على سبيل المثال ، انعكاسًا واقعيًا لكيفية استخدامك لتلك الساعة حقًا. لنفترض أنك عملت. هل غادرت مكتبك وشربت ماءً خلال تلك الفترة؟ هل قمت بإجراء مكالمة هاتفية سريعة؟ هل قرأت الأخبار على الإنترنت لبضع دقائق في منتصف عملك؟ تعمم سجلات الوقت على فترات زمنية دون الدخول في التفاصيل الحقيقية لما كنت تفعله.

3. تطبيقات تتبع الوقت

ما هو تطبيق تتبع الوقت؟ تطبيق تتبع الوقت هو برنامج تستخدمه لتتبع مقدار الوقت الذي تقضيه في القيام بأشياء مختلفة ، غالبًا على جهاز الكمبيوتر والهاتف. هناك تطبيقات تتبع الوقت السلبية وتطبيقات نشطة. منها غير فعالة ، مثل RescueTime ، تقيس مقدار الوقت الذي تقضيه في التطبيقات المختلفة وعلى مواقع الويب المختلفة. تمنحك تطبيقات تتبع الوقت النشطة ، مثل Toggl ، مؤقتًا على الشاشة يعمل أثناء العمل ، حتى تتمكن من استخدام تطبيقات ومواقع ويب متعددة أثناء العمل في مهمة واحدة.

كيفية استخدام تطبيق تتبع الوقت: باستخدام متتبع الوقت السلبي ، يمكنك تثبيته على جهاز الكمبيوتر أو الجهاز المحمول الخاص بك وتركه يعمل ببساطة. يلتقط تلقائيًا كل أنشطتك لتسجيلها وتصنيفها وحصرها وتحليلها. عادة ، يمكنك إيقاف هذه التطبيقات مؤقتًا وقتما تشاء ، ويمكنك ضبطها لإيقافها في الأوقات التي لا تريد فيها تتبع نشاطك. تعتمد أجهزة ضبط الوقت النشطة عليك في الضغط على زر لبدء تشغيلها وإيقافها. إنها تتيح لك إدخال معلومات حول ما كنت تفعله أثناء تشغيله ، ويضيف التطبيق تلقائيًا هذه المعلومات إلى سجل ، والذي يمكنك عرضه وتحليله في أي وقت تريده. يمكن أن تكون إصدارات تطبيقات الجوّال من متتبعات الوقت النشطة مفيدة في السماح لك بتشغيل عداد الوقت عندما تكون في الاجتماعات ، والسفر للعمل ، والقيام بأعمال أخرى غير الكمبيوتر تريد قياسها.

موصى به بواسطة محررينا

هناك بعض تطبيقات الأجهزة المحمولة لتتبع الوقت والتي تراقب موقعك ويفترض أنها تساعدك على تصنيف وقتك بهذه الطريقة ، لكنها ليست ذكية جدًا حتى الآن وتتطلب الكثير من الإدخال اليدوي بحيث تكون ذات قيمة كبيرة في هذا الوقت. ربما في يوم من الأيام سوف يتحسنون.

الايجابيات: تعد تطبيقات تتبع الوقت ممتازة عندما يتعلق الأمر بإعطائك تفاصيل حول أنشطتك الرقمية. لديهم أدوات لتصنيف وقتك وإخراج المخططات والرسوم البيانية. أفضلها سهل الاستخدام للغاية ومعظمها لديه خيار مجاني.

السلبيات: تمنحك تطبيقات تتبع الوقت تحليلاً ثريًا لما تفعله على جهاز الكمبيوتر الخاص بك ، ولكنها ليست مصممة لتتبع كل وقتك ، لذلك ستفقد الساعات التي تقضيها في طي الغسيل أو الطهي أو القراءة أو اللعب مع أطفالك أو حيواناتك الأليفة ، أو أي شيء آخر تفعله.

تتبع لمدة أسبوعين ، ثم تحليل

إذا كنت جديدًا في تتبع الوقت ، فإنني أوصي بدمج طريقة تسجيل الوقت مع تطبيق تتبع الوقت. بهذه الطريقة ، يمكنك الحصول على نظرة عامة حول كيفية قضاء جميع الساعات في يومك بالإضافة إلى تحليل مفصل لوقت الكمبيوتر.

سترغب في تسجيل وقتك لمدة أسبوعين على الأقل قبل تحليله. خلال اليوم أو اليومين الأولين ، قد تغير سلوكك قليلاً لأنك تفكر في حقيقة أنك تتبع وقتك. سوف يعود سلوكك إلى طبيعته بسرعة.

أيضًا ، إذا وجدت نفسك تقول ، "أوه ، هذا اليوم لا يجب أن يحسب لأنه كان غير عادي للغاية ،" توقف. كلما تتبعت وقتك ، كلما أدركت أن لديك أيامًا غير معتادة أكثر مما قد تدركه. الفكرة هي أن تفهم بشكل أفضل كيف تقضي وقتك بالفعل ، وليس ما هو متوسط ​​اليوم. بمجرد أن تعرف كيف تقضي وقتك بشكل عام ، يمكنك البدء في اتخاذ قرارات مستنيرة حول ما تريد أن تفعله أكثر أو أقل منه ، أو إذا كنت تريد البدء في فعل شيء جديد تمامًا.