علامات الحكاية موجودة:تم إنجاز المهام في اللحظة الأخيرة ، أو إكمالها متأخرًا ، أو حتى نسيانها. التأخير في الاجتماعات. لا توجد استجابة لرسائل البريد الإلكتروني أو الردود في أوقات غريبة ، مثل الساعة 2 صباحًا والمزيد من الشرح لسبب عدم تنفيذ العناصر أكثر من الإجراء لإنهائها.
لديك تقرير مباشر يعاني من صعوبة في إدارة الوقت. بصفتك مديرًا ، قد يكون من الصعب معرفة كيفية معالجة المشكلة. من ناحية ، أنت بحاجة إليهم لإنجاز الأشياء ، وميلك الطبيعي يمكن أن يكون الرد بانزعاج واضح من عدم المتابعة أو حتى التفكير في كتابتها. من ناحية أخرى ، تريد تطوير أعضاء فريقك. قد يكون لديك أفراد لامعون حقًا تعرف لديهم القدرة على أن يكونوا مساهمين استثنائيين إذا لم يتمكنوا إلا من معرفة كيفية استخدام وقتهم بشكل فعال.
بصفتي مدربًا لإدارة الوقت ، أتحدث مع الأشخاص الذين يعانون في هذا المجال كل يوم. أعرف كيف تعمل أدمغتهم ، وأساعدهم على الانتقال إلى مكان ذي مستويات أعلى من الإنتاجية.
إذا كنت مديرًا ولست متأكدًا من كيفية المساعدة ، فإليك بعض الخطوات العملية التي يمكنك اتخاذها لتحسين الوضع ، بدءًا من اليوم.
اعترف بمشاعرك.
إذا كنت تدير هذا الشخص لفترة طويلة ، فمن المحتمل أنك مررت بمجموعة واسعة من المشاعر تتراوح من الانزعاج الخفيف إلى الغضب الصريح. ستختلف مشاعرك اعتمادًا على مدى خطورة المشكلات ، والمخاطر التي تنطوي عليها ، وشخصيتك ، وتوقعاتك ، ومستويات التوتر لديك.
قبل تقديم ملاحظات لموظفك ، اعترف بمشاعرك الخاصة. اكتب أي شيء قد تفكر فيه أو تشعر به بطريقة التدفق الحر. افعل لا شارك بأفكارك الأولية (عبر البريد الإلكتروني أو غير ذلك) مع زميلك. هذا التمرين حتى تتمكن من التعرف على حالتك الداخلية.
تعامل مع ما تشعر به بمفردك أو مع شخص موثوق به وقيم بأمانة سبب شعورك بالضيق الشديد. هل هو نقص في السيطرة؟ يخاف؟ إحراج؟ الإجهاد؟
تساعدك هذه العملية على التخلص من المشاعر السلبية المكبوتة قبل تقديم التعليقات حتى لا تكون شديد القسوة مع تقريرك المباشر وتضر أكثر مما تنفع.
تقييم الجزء الخاص بك.
قد يكون لتقريرك المباشر إدارة سيئة للوقت. ولكن قد ترغب في التفكير فيما إذا كانت لديك أيضًا مهارات ضعيفة في إدارة الوقت وفي أي طرق ، إن وجدت ، تساهم في المشكلة.
إذا أرسلت المهام في اللحظة الأخيرة ، ولم تعطِ توجيهًا واضحًا ، أو رفضت تحديد الأولويات ، أو لم يكن لديك نظام متابعة ، أو نسيت إبداء الملاحظات ، فقد تلعب أفعالك دورًا في الموقف. إذا كنت تتوقع أيضًا أن يكون موظفوك متاحين باستمرار من خلال البريد الإلكتروني أو الدردشة أو القنوات الأخرى ، حتى لا يتمكنوا من وضع حدود لإكمال العمل المركز ، فأنت أيضًا مخطئ جزئيًا في الصعوبات التي يواجهونها.
من خلال تحديد هذه المشكلات مسبقًا في محادثة التعليقات ، يمكنك التعرف على المكان الذي كان من الممكن أن تقوم فيه بشكل أفضل.
تحديد التوتر.
في وقت سابق من هذا العام ، واجهت موقفًا وجدته مرهقًا للغاية مع مقاول خارجي. كان هناك مشروع كبير أحتاجهم لإكماله ، وقد تأخروا كثيرًا. ذات يوم عندما كنت أفكر في ذلك ، أدركت أنه في المشروع الأكبر ، كان هناك فقط عنصرين متميزين مهمين للغاية. بمجرد الانتهاء من ذلك ، سينخفض توتري بشكل كبير ، وقد تستغرق الأجزاء الأخرى وقتًا أطول.
من خلال توضيح أهم احتياجاتي ، شعرت بقدر أقل من التوتر ويمكنني توصيل ما أحتاجه للعودة بشكل عاجل ، حتى لو لم يتم الانتهاء من المشروع بأكمله.
خذ الوقت الكافي للتفكير في سبب المشكلات بالضبط بالنسبة لك فيما يتعلق بنقص إدارة الوقت في تقريرك المباشر:هل ليس لديك ما تحتاجه لاجتماعات التحديث المهمة أو العروض التقديمية؟ هل تعاني من الإجهاد بسبب مطالبتك بمراجعة الأشياء في اللحظة الأخيرة؟ هل أفعالهم تكلفك الوقت أو المال؟ هل تشعر بالقلق عندما لا يكون هناك اتصال جيد بشأن الحالة؟ بمجرد أن تعرف هذا ، سيساعدك في تركيز مناقشات التعليقات.
توصيل ما تريد.
بمجرد أن تعرف بالضبط ما يزعجك ، أخبر بهدوء ما تحتاجه بالضبط ، عندما تحتاج إليه ، ولماذا تحتاجه. يمكنك أيضًا أن تطلب منهم ما يحتاجون إليه منك لمساعدتهم على النجاح.
على الرغم من أنك قد تشعر بالإغراء للتخلص من كل إحباطك في تقريرك المباشر حول الضغط الذي تسببوا فيه والمشكلات التي واجهوها ، فإن اتباع نهج قاسٍ عادة ما يأتي بنتائج عكسية. سوف يغمرهم غضبك بشدة وينغلقون على أنفسهم أو يصبحون دفاعيين ومتحصنين. خذ أنفاسًا عميقة ، وحاول أن تتذكر أنه من المحتمل أن تكون نواياهم جيدة ولكن ببساطة تكافح في هذا المجال.
المساعدة في البداية.
في بعض المواقف ، يمكن أن يؤدي مجرد تقديم ملاحظات حول ما تحتاجه أو تريده إلى تحسين الموقف. ولكن في حالات أخرى ، ستحتاج إلى بذل المزيد من الجهد للمساعدة في المضي قدمًا.
لبدء تقريرك المباشر ، فكر في اتخاذ هذه الإجراءات معهم:
- اعمل معهم لتحديد أولويات العمل
- فكِّر في الاتجاه الذي يجب أن تسلكه
- تحدث من خلال الأجزاء الأصغر
- إعداد المعالم المتوسطة
- قم ببعض الأعمال معهم في اجتماع
- كوِّنهم كفريق مع الزملاء
- اطلب تحديثات يومية عما خططوا لفعله وما أنجزوه
إن هيكلة الموقف حتى يتمكنوا من الحصول على الزخم والحفاظ عليه يمكن أن يحدث فرقًا كبيرًا.
تقدير التقدم.
عندما تبدأ في ملاحظة الحركة في الاتجاه الصحيح ، أظهر تقديرك لكل خطوة للأمام. قد تشعر بالقلق من أن تقديم ملاحظات إيجابية بسرعة كبيرة جدًا عندما لا يفعلون كل شيء حتى الآن سيؤدي إلى تراخيهم. لكن العكس هو الصحيح عادة. تساعد التعليقات الإيجابية على بناء ثقتهم وإيجابية وتحفيزهم ويمكن أن تدفعهم نحو نتائج أفضل وأفضل.
من المحتمل أن يعلم تقريرك المباشر أن لديهم إدارة سيئة للوقت بالفعل وقد يشعرون بالسوء حيال ذلك أكثر منك. الاستغناء عنها يأتي بنتائج عكسية ؛ عادة ما تؤدي زيادة المشاعر السلبية تجاه عملهم إلى المزيد ليس أقل. تذكر أنك في نفس الفريق. بدلاً من هدمها ، قم ببنائها في كل خطوة على الطريق.
احصل على دعم خارجي.
أحيانًا تكون قريبًا جدًا من الموقف. بغض النظر عن مدى صعوبة المحاولة ، لا يمكنك تقديم تعليقات موضوعية وهادئة. أو قد لا يكون تقريرك المباشر قادرًا على أن يكون صادقًا معك بشأن ما يحدث بالفعل ، مثل إضاعة ساعات كل يوم في التمرير على هواتفهم أو موقف في المنزل قد يشتت انتباههم.
في هذه المواقف ، قد يكون من المفيد توصيل موظفك بموارد خارجية مثل التدريب على إدارة الوقت أو مدرب داخلي أو مدرب خارجي يمكنه مساعدتهم على تطوير هذه المهارات. غالبًا ما يكون الشخص الذي لديه خبرة في مساعدة الأشخاص في التغلب على هذه التحديات ويكون بعيدًا عاطفيًا عن الموقف أكثر فاعلية من شخص لديه تاريخ من الإحباط.
بصفتك مديرًا ، لا يمكنك إجبار أي شخص على تحسين إدارة وقته. لكن اتصالاتك وإجراءاتك يمكن أن تحدث فرقًا كبيرًا في قدرة تقريرك المباشر على التغلب على معاناتهم وزيادة إنتاجيتهم.
