ذات يوم في وقت مبكر من مسيرتي المهنية ، استيقظت على رسالة بريد إلكتروني من رئيسي مع كتابة سطر الموضوع:"عاجل:الرجاء القراءة". بدأ قلبي وعقلي بالتسابق. عندما فتحت البريد الإلكتروني ، اكتشفت أنه لا ، لم يتم فصلي (أول شيء قفز إليه ذهني ، بطبيعة الحال) ولكن كانت هناك حالة طارئة مع أحد عملائنا ، وسأحتاج إلى الانضمام إلى اجتماع لاحقًا اليوم مع 15 شخصًا آخر من فرق مختلفة للتوصل إلى حل.
للنسخ الاحتياطي للحظة:كنا نعمل مع العميل لتنفيذ نظام تقني من شأنه أن يساعدهم في ضم موظفين جدد في جميع أنحاء العالم. كانت الشركة تنمو بسرعة ، وكان من المهم بالنسبة لهم أن يكون لديهم حل لدعم هذا النمو. كنا متأخرين ونواجه خطرًا جسيمًا بفقدان تاريخ الإطلاق ، مما قد يؤثر بشدة على أعمالهم وأعمالنا. بعد ذلك الاجتماع الطارئ ، عملنا نحن الستة عشر سويًا كل يوم حتى تم حل الموقف.
لقد كانت تجربة مليئة بالتحديات ولكنها كانت مفيدة بالنسبة لي ، حيث اضطررت إلى مقابلة أشخاص بسرعة من أجزاء مختلفة من الشركة ، والعمل معًا لتحديد المشكلة ، ثم تولي وتنفيذ مهام محددة ساهمت في تحقيق هدف شامل. بعد 22 يومًا محمومًا ، تم تشغيل النظام في الوقت المناسب. لقد اكتسبت الشركة حلاً أكثر فاعلية وقابلية للتطوير من أجل إعداد موظفين جدد وحافظنا على سعادة عميل مهم.
على الرغم من أنني لم أكن أعرف ذلك في ذلك الوقت ، فقد تم تكليفي بالتعاون متعدد الوظائف - والذي سيصبح مكونًا حاسمًا في الأدوار التي سأشغلها في السنوات القادمة. وفي عالم العمل اليوم ، تعد فرص التعاون متعدد الوظائف مكونًا مهمًا في الخاص بك الوظيفة أيضًا. لكي تنجح في حياتك المهنية ، ستحتاج إلى معرفة ماهيتها وكيفية القيام بها بشكل جيد.
انتظر ، ما هو التعاون متعدد الوظائف؟
عبر - يحدث التعاون الوظيفي عندما يكون هناك موظفون من أقسام أو فرق مختلفة - لديهم أدوار أو وظائف مختلفة - العمل معًا لحل مشكلة أو إكمال مشروع أو إحراز تقدم نحو هدف. خلال هذه العملية ، قد يجلب كل قسم أو فريق وجهات نظره وأولوياته الفريدة ويكون له مسؤوليات مميزة ، ولكن المقصود من التعاون هو الدفع نحو هدف أو نتيجة مشتركة.
يمكن أن يكون هذا جهدًا قصير الأجل (لمشروع معين) أو طريقة عمل طويلة الأجل أو مستمرة. على سبيل المثال ، تركز أدوار مدير المشروع بشكل خاص على الإشراف على الجهود متعددة الوظائف لضمان عمل الزملاء داخل المؤسسة بشكل فعال نحو الأهداف المشتركة. ويخصص الأشخاص في تسويق المنتجات وإدارة المنتجات والمناصب الأخرى عادةً نسبة كبيرة من وقتهم للعمل متعدد الوظائف ، مثل إطلاق منتج أو ميزة أو خدمة جديدة أو تصميم وتنفيذ حملة تسويقية جديدة.
خذ على سبيل المثال شركة برمجيات تطلق منتجًا جديدًا تريد بيعه لعملائها. من أجل تحقيق ذلك ، تحتاج إلى أن يتولى فريق تطوير المنتج التفكير والتصميم ، والفريق الهندسي لبناء واختبار البرنامج ، والفريق المالي لرعاية التنبؤ وتسعير المنتج ، وفريق التسويق لمعرفة كيفية حث العملاء على شراء المنتج والمزيد. عندما يقوم ممثلون من فرق مختلفة بتجميع وجهات نظرهم ورؤىهم وخبراتهم المتنوعة ، فيمكنهم تحقيق هدفهم المشترك — في هذه الحالة ، الحصول على أفضل منتج جديد تم تطويره في أيدي عملائهم.
في عالم الأعمال المترابط لدينا ، نحتاج مجموعات المهارات المتنوعة لجعل مثل هذه المشاريع ناجحة ، الأمر الذي يتطلب جهودًا مشتركة من فرق مختلفة. في الواقع ، كان التعاون متعدد الوظائف في ازدياد في مكان العمل ، حيث زاد بنسبة 50٪ على الأقل خلال العقد الماضي واستغرق معظم وقت الموظفين.
عبر GIPHY
ما فوائد التعاون متعدد الوظائف؟
في هذه المرحلة ، قد تفكر في نفسك ، "يبدو الأمر متعبًا ،" وربما حتى ، "لماذا يجب أن أهتم؟" في ما يلي بعض الأسباب التي تجعلك تستحق استثمار الوقت في بناء مهارات التعاون متعدد الوظائف:
يمكنك إنجاز المهام بشكل أسرع وأفضل.
عند القيام بذلك بشكل صحيح ، يمكن أن يساعد التعاون متعدد الوظائف الزملاء في تحقيق هدف مشترك بشكل أسرع ، وتقليل العمل الزائد أو الإضافي ، والحصول على نتائج أفضل.
على سبيل المثال ، إذا كنت تعمل في قسم تكنولوجيا المعلومات في شركتك وتم تكليفك ببناء وتنفيذ نظام جديد لإدارة نفقات الموظفين ، فقد تتمكن من اكتشاف طريقة لتحقيق ذلك بمفردك أو مع فريقك الخاص. لكن الأمر سيستغرق وقتًا طويلاً ، وقد تفتقر إلى مهارات ومعرفة معينة لإنجازها بكفاءة (أو على الإطلاق).
ومع ذلك ، إذا كنت تعمل بشكل تعاوني مع فريق متعدد الوظائف يتضمن شخصًا من قسم المشتريات يوافق على النفقات ، ومندوب مبيعات يستخدم النظام الجديد كل يوم ، وفريق الامتثال الذي يفهم سياسات نفقات الشركة ، يمكنك العثور على طرق لإنجازها بشكل أسرع وأفضل مما لو كنت تحاول حل هذا بنفسك.
يمكنك توليد المزيد من الأفكار المبتكرة.
يؤدي الجمع بين الأشخاص ذوي الأدوار والخلفيات المتنوعة إلى تحسين الإبداع والابتكار. في دراسة أجريت باستخدام عينة من 7600 شركة مقرها لندن ، وجد الباحثون أن "الشركات ذات الإدارة المتنوعة كانت أكثر عرضة لتقديم ابتكارات منتجات جديدة من تلك التي لديها" فرق عليا "متجانسة."
عندما يكون لديك مجموعة من الأشخاص يتبادلون الأفكار والآراء من وجهات نظر مختلفة ، فإنه يسمح لك بمشاهدة المشكلات من زوايا جديدة ، وتوليد أفكار جديدة ومبتكرة ، وإيجاد حلول أفضل في النهاية. من واقع خبرتي كمسوق ، فإن سماع كيف اقترب شخص ما في إدارة المنتجات أو التمويل أو دعم العملاء من بناء منتج قد وسع وجهة نظري الخاصة لما هو ممكن وشجعني على التفكير بشكل مختلف.
يمكنك تعلم التفكير بطريقة أكثر استراتيجية.
يتطلب التعاون متعدد الوظائف أن تفهم ليس فقط ما تعمل عليه ، ولكن كيف يتناسب مع الصورة الأكبر لمهمة مؤسستك وأهدافها. بدلاً من مجرد التفكير في مسارك الخاص ، عليك التفكير في الفرق والوظائف الأخرى وكيف يتحد كل شيء لمساعدة الأعمال على الازدهار. يؤدي ذلك إلى تحسين قدرتك على فهم المنظمة من منظور إستراتيجي ، مما يجعلك أكثر فاعلية في وظيفتك وأكثر نجاحًا في حياتك المهنية.
يمكنك بناء علاقات وتسريع حياتك المهنية.
غالبًا ما يكون المشروع متعدد الوظائف فرصة لك للنمو والتقدم في حياتك المهنية. قد تكون معرفتك ومهاراتك ومواهبك ذات قيمة كبيرة لفريق آخر (والعكس صحيح بالطبع)! واستخدام نقاط قوتك الفريدة في سياق مشروع متعدد الوظائف يتيح لك ليس فقط تقديم مساهمة كبيرة ، ولكن أيضًا لزيادة ظهورك وبناء علاقات ونفوذ مع الأشخاص داخل وخارج مؤسستك.
على سبيل المثال ، عندما كنت مسوقًا للمنتجات ، كنت على دراية جيدة بتدريب مندوبي المبيعات على جميع عروض منتجاتنا. لذلك عندما سمعت عن فرصة تعاون متعددة الوظائف يقودها فريق المبيعات لتحسين تدريب وتدريب مندوب المبيعات الجديد ، رفعت يدي على الفور. ساعدني الانضمام إلى المشروع - الذي امتد إلى المبيعات ، ونجاح العملاء ، وإدارة المنتجات ، وتسويق المنتجات - في اكتساب المصداقية والتأثير مع كبار قادة الفرق الأخرى ، مما ساعدني في نمو مسيرتي المهنية وعلامتي التجارية الشخصية.
عبر GIPHY
ما التحديات الشائعة للتعاون متعدد الوظائف؟
على الرغم من وجود العديد من الفوائد للتعاون متعدد الوظائف ، إلا أن هناك بالتأكيد تحديات أيضًا ، بما في ذلك:
- الأولويات المتضاربة والمتنافسة: في حين أن مجموعة من الموظفين الذين يتعاونون عبر الوظائف قد يكون لديهم هدف مشترك ، إلا أنه من المحتم أن يكون لديهم أيضًا مشاريع وأولويات أخرى يتحملون مسؤوليتها عن إكمالها. يمكن أن يكون من السهل تأجيل المهام (أو إسقاطها) ، مما يؤدي إلى توقف المشاريع.
- اتصال فاشل: قد يكون التأكد من مشاركة المعلومات الصحيحة والحصول عليها أمرًا صعبًا ويبطئ التعاون. لقد رأيت شخصين يعملان في نفس المهمة بالضبط ، وشعر أعضاء الفريق بالإهانة لأنهم لم يشاركوا في قرار أو أُبلغوا به ، والإحباط وانعدام الثقة يتخمر داخل الفريق بسبب الافتقار إلى الشفافية.
- عدم المحاذاة: إذا لم تتمكن من الالتقاء حول هدف مشترك ، يمكن أن يكون التعاون متعدد الوظائف معركة شاقة. لكن القول عن الهدف أسهل من فعله ، إما لأنك في عجلة من أمره للبدء ولم يتم تحديده بوضوح مطلقًا ، أو لأن هناك العديد من الشخصيات والآراء المختلفة التي يصعب إقناع الناس بها.
- كثرة الاجتماعات : غالبًا ما تعتمد المشروعات متعددة الوظائف على الاجتماعات للحفاظ على سير الأمور وفقًا للجدول الزمني ولحل المشكلات التي تظهر أثناء تقدمك. بمرور الوقت ، تصبح الاجتماعات هي الوضع الافتراضي ، وقبل أن تعرف ذلك ، لن يكون لديك وقت في التقويم الخاص بك لإنجاز العمل فعليًا.
- فجوات الملكية والمساءلة : يمكن أن يكون وجود الكثير من الأشخاص المعنيين أمرًا ذا قيمة كبيرة. لكنها يمكن أن تسبب أيضًا مشاكل حول الملكية والمساءلة. كطالب ، هل سبق لك أن عملت في مشروع جماعي حيث افترض الجميع أن شخصًا آخر سوف يأخذ فترة الركود؟ حسنًا ، يمكن أن يحدث نفس الشيء في عملك. عملت ذات مرة في مشروع متعدد الوظائف مع ممثلين من 26 فريقًا مختلفًا. نظرًا لوجود عدد كبير جدًا من الأشخاص والفرق المشاركة ، عندما ظهرت مشكلة ما ، غالبًا ما كان هناك افتراض بأن شخصًا آخر سيتولى أمرها ، ولم تتم معالجتها أبدًا (والتي ، دعني أخبرك ، هي وصفة لمشاكل أكبر في الأسفل) الخط).
عبر GIPHY
6 نصائح لتحسين التعاون متعدد الوظائف
بصفتي شخصًا يعمل في فرق متعددة الوظائف كل يوم تقريبًا على مدار السنوات العشر الماضية ، تعلمت بعض الدروس حول كيفية العمل بشكل أكثر فاعلية مع الآخرين. فيما يلي ست نصائح يمكنك أنت وفريقك متعدد الوظائف استخدامها للتعاون بنجاح:
1. حدد دائمًا ووافق حول نتيجة واضحة.
بالنسبة لأي مشروع ، وخاصة مشروع متعدد الوظائف ، من المهم أن تعرف هدفك وتتفق على جدول زمني لتحقيقه. عندما يكون لكل موظف أولوياته ومشاريعه الخاصة ، فإن الوضوح حول الجداول الزمنية والأهداف يساعدهم على التخطيط بشكل مناسب.
كنت أقود العديد من عمليات إطلاق المنتجات ، والتي كانت عبارة عن مساع ضخمة متعددة الوظائف. في بداية كل عملية ، سأعمل مع فريقنا متعدد الوظائف بالكامل لتطوير عرض PowerPoint تقديمي قصير يوضح هدف إطلاق المنتج والجدول الزمني والإجراءات الرئيسية. ساهم كل فريق في هذه المجموعة ، وسنراجعها طوال فترة المشروع للتأكد من أننا جميعًا على نفس الصفحة حول موقف الأمور وشعرنا بالثقة حول كيفية عملنا لتحقيق تلك النتيجة المشتركة.
2. تعيين قواعد الاتصال والاجتماع وإعداد التقارير .
أثناء مشروع متعدد الوظائف ، غالبًا ما يكون هناك الكثير من المهام والأنشطة الجارية في وقت واحد. قد يكون من الصعب تتبع ما يحدث ، مما يعني أن تطوير معايير حول التواصل والاجتماعات وإعداد التقارير أمر بالغ الأهمية - حتى يتمكن الأشخاص المناسبون من العثور بسهولة على المعلومات التي يحتاجون إليها للعمل بفعالية. بالإضافة إلى ذلك ، فهو يساعد على ضمان أن يتمكن الجميع من المساهمة بشكل هادف دون الشعور بالإرهاق.
على سبيل المثال ، قبل بدء أي مشروع متعدد الوظائف ، سأعمل مع بقية الفريق لتحديد بعض المعايير الأساسية وأفضل الممارسات حول:
- كم مرة نجتمع فيها وما هو الشكل / المكان المناسب
- ما هي أفضل طريقة لإبلاغ الأشخاص بتحديثات الحالة
- ما هي أفضل أدوات التعاون (مثل Slack والبريد الإلكتروني وبرامج إدارة المشاريع وما إلى ذلك) بالنسبة لأنواع الأسباب
- كيفية طلب المساعدة وإثارة المشكلات أو التحديات
حتمًا ، سيختلف كل مشروع اعتمادًا على الأشخاص المعنيين وهدفك المشترك ، لكن الوضوح حول هذه المعايير مقدمًا يساعد الجميع على البقاء متسقًا ومنتِجًا وسعيدًا.
3. اعرف كيف يتناسب دورك مع الصورة الكبيرة.
يتطلب منك التعاون متعدد الوظائف المساهمة بشكل فردي أثناء التفكير بشكل كلي. قد يكون من السهل إغفال ما تعمل على تحقيقه. ولكن من المهم أن تعرف ليس فقط ما هو مدرج في قائمة مهامك ، ولكن سبب وجوده وكيف يخدم هدفًا أكبر.
إحدى الطرق للقيام بذلك هي من خلال قائمة مراجعة التعاون التي يمكنك مراجعتها بانتظام والتي تتضمن أسئلة مثل:
- كيف تساعد مهمتي ودوري المجموعة في تحقيق الهدف؟
- ما هو أهم شيء يجب أن أفعله هذا الأسبوع للعمل نحو الهدف المشترك؟
- من هم الأشخاص الآخرون المشاركون في هذه المهمة؟
4. افهم الأدوار والمسؤوليات والأهداف الخاصة بزملائك في الفريق الذين تعمل معهم.
من المهم معرفة دورك ومسؤولياتك وكيفية ارتباطها بالهدف النهائي ، ولكن عليك المضي قدمًا في فهم الأدوار والمسؤوليات والمقاييس الرئيسية للفرق والأفراد الآخرين الذين تعمل معهم. توفر القدرة على رؤية وجهات نظر الآخرين ومساهماتهم ومقاييسهم توضيحًا لمن يفعل ماذا ، ومن يلجأ إليه أو يعتمد عليه عندما تحتاج إلى المساعدة ، وكيف يساهم كل شخص معني في النجاح العام للمشروع.
بالإضافة إلى تسهيل المشروع المطروح ، سيساعدك هذا أيضًا على بناء علاقات أقوى مع زملائك. بالإضافة إلى ذلك ، في أي تعاون ، سيكون هناك حتمًا اختلافات في الرأي ومحادثات صعبة. عندما تبذل جهدًا لفهم أدوار زملائك في العمل ووجهات نظرهم ، فإنك تطور التعاطف والثقة ، وهذا بدوره سيساعدك على العمل معًا بشكل أكثر فعالية.
5. تعرف على أساليب العمل (بما في ذلك أنماط العمل الخاصة بك!)
إحدى الأدوات التي أستخدمها دائمًا عند العمل مع فريق متعدد الوظائف هي دليل المستخدم - وهو مستند يمكنك إنشاؤه ومشاركته مع زملائك في الفريق والذي يحدد تفضيلات الاتصال الخاصة بك بالإضافة إلى أي معلومات أخرى ذات صلة يمكن للآخرين الاستفادة منها عند العمل معهم أنت. إذا استغرق كل عضو في فريق متعدد الوظائف بعض الوقت لملء ذلك وتحدثت جميعًا بشكل جماعي عن تفضيلاتك وأساليبك قبل البدء ، فيمكنك بناء الثقة والوعي - بما في ذلك نفسك - مما قد يؤدي إلى تعاون وتواصل أفضل في جميع أنحاء المشروع.
6. خصص وقتًا للقيام بأثر رجعي والتفكير فيما تعلمته.
يعد إكمال مشروع متعدد الوظائف بنجاح وقتًا للاحتفال بعمل جيد. لكن لا تتوقف عند هذا الحد! في نهاية المشروع ، اجمع فريقك معًا للتفكير في الأمور التي سارت بشكل جيد ، وما الذي لم يتم بشكل جيد ، وما يمكنك تعلمه من كل ذلك. تعد هذه الأنواع من الجلسات فرصًا رائعة لتطوير الدروس التي يمكن للفرق المستقبلية استخدامها وكذلك بناء الثقة والمصداقية مع زملائك.
