أصبحت الفرق الافتراضية والفرق المتفرقة هي القاعدة في عام 2020. تغيرت طريقة عملنا إلى الأبد عندما جاء عام 2020 وأجبر الكثير منا على المشاركة في أكبر تجربة عمل من المنزل في العالم.
كان العام الماضي تجربة عملاقة تختبر تكنولوجيا الاتصالات والموارد البشرية. تم أيضًا اختبار مفهومنا للتوازن بين العمل والحياة.
في هذا الدليل سوف تتعلم:
- أكثر أنواع الفرق الافتراضية شيوعًا
- الفوائد الرئيسية للفرق الافتراضية
- كيفية حل التحديات الأكثر شيوعًا التي تنشأ عن إدارة الفريق الافتراضية
- وكيفية إعداد وقيادة فريق افتراضي ناجح.
الفرق الافتراضية والمستقبل
الفريق الافتراضي ، أو الفريق البعيد ، هو مجموعة من الأشخاص الذين يتعاونون باستخدام أدوات الاتصال والتعاون الافتراضية.
أعضاء الفريق الافتراضي العالمي هم عمال عن بعد ، وغالبًا ما يتواجدون في مناطق جغرافية مختلفة.
(مصدر الصورة)
في حين أن الاتجاه نحو العمل الجماعي الافتراضي كان ينمو بالفعل في السنوات التي سبقت عام 2020 ، فإن جائحة COVID-19 سرّع العملية.
في عام 2021 ، يعمل 66٪ من العاملين في الولايات المتحدة عن بُعد مرة واحدة على الأقل في الأسبوع ، وأصبحت البيئة الافتراضية حقيقة جديدة للعديد من الأشخاص الذين عملوا سابقًا في فريق عمل مشترك.
والاتجاه هنا هو البقاء - وفقًا لـ 451 Research ، تقول 64٪ من الشركات أن الزيادة في العمل عن بُعد ستكون تغييرًا دائمًا.
يبدو أن المخاوف من أن تكون الفرق الافتراضية أقل فعالية من الفرق التقليدية لا أساس لها من الصحة ، حيث تقول 69٪ من المؤسسات إن 75٪ على الأقل من قوتها العاملة يمكنها العمل بفاعلية عن بُعد.
علاوة على ذلك ، فإن 78٪ من الموظفين سعداء بهذه التغييرات. يمنحونهم قدرًا أكبر من المرونة ويوفرون الوقت والمال في التنقل.
ووفقًا لـ GitLab ، قال 62٪ من المشاركين في الاستطلاع إنهم سيفكرون في ترك شركة ذات موقع مشترك لمؤسسة لديها ثقافة الشركة للعمل عن بُعد.
ما هي الأنواع المختلفة للفرق الافتراضية؟
لبناء فريق افتراضي ناجح ، من الضروري بناء الثقة وتسهيل التواصل. تعد مشاركة المعرفة أمرًا بالغ الأهمية أيضًا لبناء فريق افتراضي ناجح. هذا أكثر أهمية بسبب النقص الأخير في التفاعل الشخصي.
من الممكن بناء عدة أنواع من الفرق الافتراضية اعتمادًا على العمر الافتراضي والأهداف والأدوار لأعضاء الفريق الافتراضي. فيما يلي ستة من أكثرها شيوعًا.
1. فرق شبكية
تتألف هذه الفرق من أعضاء متعددي الوظائف يشاركون خبراتهم ومعرفتهم حول موضوع أو مشروع.
العضوية مرنة. أعضاء جدد ينضمون ويغادر الأعضاء الحاليون عند اكتمال دورهم.
2. فرق موازية
هذه فرق تم تشكيلها لفترة قصيرة من الوقت لتحقيق هدف معين.
عادة ما يكون أعضاؤها زملاء عمل من نفس المنظمة ويقدمون توصيات لعملية أو نظام.
3. فرق تطوير المنتجات
هذه فرق افتراضية هدفها تطوير منتج أو نظام أو عملية جديدة.
4. فرق الخدمة
في فريق الخدمة ، يعمل كل عضو في الفريق بشكل مستقل ، حيث غالبًا ما يكونون في مناطق زمنية مختلفة.
5. فرق الإدارة
يناقش أعضاء فريق الإدارة الافتراضية الاستراتيجية التنظيمية وقضايا الإدارة اليومية. إنه يشبه تمامًا فريق الإدارة في نفس الموقع.
6. فرق العمل
عادة ما تكون فرق العمل فرقًا مؤقتة. لقد تم تشكيلها لحل مشكلة فورية وحلها بمجرد إصلاح المشكلة.
ما هي مزايا وعيوب الفرق الافتراضية؟
بالنسبة لأولئك الذين اعتادوا على العمل في فرق مشتركة ، يمكن للفرق الافتراضية أن تأخذ بعض الوقت لتعتاد عليها.
لا تسمح الفرق الافتراضية بإجراء محادثات حول المياه الباردة أو استراحات القهوة التلقائية. كما أنها لا تسمح بجلسات العصف الذهني الشخصية أو في وقت الاستراحة. هذا يعني أنه يتعين علينا تكييف الطريقة التي نعمل بها ونتعاون مع زملائنا.
ولكن هل يستحق تكيف فرقنا وأنظمتنا مع العمل عن بُعد؟
دعونا نلقي نظرة على بعض إيجابيات وسلبيات الفرق الافتراضية.
إيجابيات الفرق الافتراضية
تُظهر الصورة أدناه أهم الفوائد التي يراها الموظفون عن بُعد عند العمل في فريق افتراضي.
(مصدر الصورة)
يقدر العمال عن بُعد قلة تنقلهم ، توفير المال ، والقدرة على رعاية أسرهم بشكل أفضل كأهم فوائد الفرق الافتراضية.
أبلغ الموظفون الافتراضيون أيضًا عن تقليل التوتر والقلق وتحسين الصحة العقلية والجسدية. كل هذا ضروري لفعالية الفريق الافتراضي.
يدرك الناس أيضًا القدرة على السفر أو العمل أو التنقل كميزة للعمل في فريق افتراضي ، بالإضافة إلى سياسات مكتبية مخفضة.
وفقًا لبحث أجرته GitLab ، يقول 52٪ من الموظفين الافتراضيين إنهم أكثر إنتاجية ، بينما يعتقد 48٪ أنهم يعملون بكفاءة أكبر .
بالإضافة إلى ذلك ، يوفر العمل عن بُعد فرصًا للأشخاص ذوي الإعاقة أو الأمراض المزمنة ، الذين يشكلون 14٪ من القوة العاملة الافتراضية.
سلبيات الفرق الافتراضية
مثل أي شيء آخر ، تقدم إدارة الفريق الافتراضية أيضًا بعض التحديات الفريدة.
أحد أكبرها هو الاعتماد على التكنولوجيا للاتصالات الافتراضية وإدارة العمل. المشكلات التقنية أمر لا مفر منه ولكن يمكن أن تسبب تأخيرات وانقطاعات في يوم العمل.
لا يتمتع أعضاء الفريق الافتراضي بفرصة كبيرة للتعرف على بعضهم البعض. قد يؤدي هذا إلى سوء التواصل و نقص التعاون الفعال .
قيادة افتراضية يمثل أيضًا تحديًا للمديرين. خاصة إذا كان موظفوك الافتراضيون يفتقرون إلى مهارات الاتصال الفعال.
كيفية إنشاء فريق افتراضي بثلاث خطوات سهلةإذا كنت مستعدًا لبدء بناء فريقك الافتراضي ، فاتبع هذه الخطوات الثلاث لتبدأ في طريقك نحو النجاح.
1. ابدأ بالأشخاص المناسبين
أفضل طريقة للحصول على الأشخاص المناسبين في فريقك الافتراضي هي إنشاء الفريق من البداية.
يمكنك تحديد المرشحين المناسبين باستخدام تقنيات المقابلات السلوكية واختبارات الشخصية.
تتضمن بعض الصفات التي يجب البحث عنها في أعضاء الفريق الافتراضي ما يلي:
- المرونة
- التعاطف
- الذكاء العاطفي
- مهارات اتصال قوية
- الاستقلالية في عملهم
- الحساسية تجاه الثقافات الأخرى
إذا توليت فريقًا ، فقم بتقييم نقاط القوة والضعف لدى الأعضاء. بعد ذلك ، صمم برنامجًا تدريبيًا لمعالجة أي ثغرات.
2. الحصول على الحجم الصحيح
عادة ما تكون الفرق الصغيرة المكونة من ثلاثة إلى خمسة أشخاص أكثر كفاءة.
كما أنها أسهل في إدارتها ، لذلك إذا كان لديك فريق كبير ، ففكر في تقسيمه إلى فرق فرعية أصغر.
3. توضيح الأدوار والمسؤوليات
تأكد من أن أعضاء فريقك الافتراضي على دراية بأدوارهم ومسؤولياتهم ، وكذلك تلك الخاصة بزملائهم في الفريق.
كيف تصبح قائد فريق افتراضي - سبع نصائح للنجاح
تأتي إدارة الفرق الافتراضية مع مجموعة فريدة من التحديات.
إذا كنت قائد فريق افتراضي ، فنفذ هذه النصائح السبع للتأكد من أن فريقك الافتراضي يظل سعيدًا وفعالًا ومنتجًا.
1. ضمان التواصل الفعال
قم بإعداد عمليات تسجيل وصول منتظمة ، مثل اجتماع افتراضي أسبوعي. سيؤدي ذلك إلى تسهيل التواصل بشكل أفضل بين أعضاء الفريق الافتراضي.
2. استخدم الأدوات الصحيحة
خدمة المراسلة الفورية مثل Slack ضرورية لأي فريق افتراضي.
ضع في اعتبارك الاستثمار في أداة لإدارة المشروع. ستعمل على تركيز اتصالات فريقك وتوثيقه وتعاونه.
3. بناء الثقة
بصفتك قائد فريق ، من الضروري بالنسبة لك بناء ثقة فريقك الافتراضي فيك. يمكنك القيام بذلك من خلال الشفافية والصدق والصدق في اتصالاتك.
من المهم أيضًا مساعدة فريقك على الترابط. سيؤدي ذلك إلى زيادة الثقة بين الأعضاء وتشجيع التعاون الفعال. يمكنك بناء الثقة من خلال أشياء مثل أنشطة بناء الفريق الافتراضية أيضًا.
4. حدد الأهداف
ساعد فريقك على تحديد الأهداف لأنفسهم وكذلك المساهمة في أهداف الفريق. سيعطيهم هذا إحساسًا بالملكية في عملهم.
تأكد أيضًا من أن جميع أعضاء الفريق على دراية بأهداف الفريق وكيفية قياسها.
5. اجعل فريقك الافتراضي يشعر بالدعم
قد يكون العمل عن بُعد منعزلاً ، لذا من الضروري أن تجعل فريقك الافتراضي يشعر بالدعم.
عقد اجتماعات فردية منتظمة واتبع سياسة الباب المفتوح للتأكد من أنهم يعرفون أنك متاح إذا احتاجوا إليك.
6. قدم ملاحظات منتظمة
يمكن أن يساعد تقديم تعليقات منتظمة للموظفين الافتراضيين حول عملهم في الحفاظ على مستويات تحفيزهم مرتفعة.
إنه أيضًا المفتاح لاكتشاف أي مشاكل محتملة قبل أن تتعاظم.
7. اعتنِ برفاهية فريقك
يعاني الكثير من الأشخاص عقليًا وجسديًا من الوباء ، مما يؤثر سلبًا على عملنا.
أضف إلى ذلك الشعور بالوحدة والعزلة التي يعاني منها الكثيرون في العمل من المنزل ، ويمكن أن يتسبب ذلك في كارثة لأعضاء فريقك الافتراضي.
إعطاء الأولوية لرفاهية فريقك من خلال تنظيم عمليات تسجيل وصول منتظمة وإعادة توزيع أعباء العمل حسب الضرورة.
أربع نصائح لاختيار التقنية المناسبة لفريقك الافتراضي
مع توفر العديد من الحلول التقنية للفرق الافتراضية ، قد يكون من الصعب معرفة من أين تبدأ.
اتبع هذه النصائح الأربع لاختيار الحل المناسب لفريقك.
1. فكر في احتياجات فريقك
ما الذي يحتاجه فريقك لأداء عمله بفعالية وكفاءة؟ ضع في اعتبارك استطلاع رأيهم لمعرفة ذلك.
2. ابحث عن برامج وعمليات تكامل سهلة الاستخدام
عند اختيار حل برمجي ، تأكد من أنه يحتوي على واجهة سهلة الاستخدام ويتكامل مع الأدوات التي يستخدمها فريقك بالفعل.
3. استخدم أدوات التعاون والتواصل
ابحث عن الأدوات التي تجعل التفاعلات بشرية بقدر الإمكان. على سبيل المثال ، القدرة على إنشاء غرف اجتماعات افتراضية.
تُظهر الصورة أدناه أكثر خمس أدوات تعاون وتواصل شيوعًا في الولايات المتحدة:
(مصدر الصورة)
4. ضع في اعتبارك برنامج إدارة المشروع
استثمر في البرامج التي تعمل على تحسين إدارة سير العمل والتعاون الجماعي. سيساعدك هذا على تجنب الارتباك وصوامع المعلومات.
هل يجب أن يجتمع الفريق الافتراضي شخصيًا؟
يتيح الاجتماع وجهًا لوجه من خلال الأحداث واللقاءات والقمم للناس التعرف على بعضهم البعض وتبادل الأفكار. يمكن أن يؤدي ذلك إلى بناء الثقة بين الأعضاء وتعزيز أداء الفريق الافتراضي.
على سبيل المثال ، في BetterUp ، إحدى الطرق التي نسهل بها بناء الفريق هي من خلال الخلوة مرتين في السنة على مستوى الشركة.
لقد كان أحد الأسباب التي جعلت Great Place to Work و FORTUNE من تصنيف BetterUp كثامن أفضل مكان للعمل لجيل الألفية في عام 2019.
التحديات الستة الأكثر شيوعًا للفرق الافتراضية
توضح الصورة أدناه التحديات الأكثر شيوعًا التي واجهها العمال عن بُعد في عام 2020.
(مصدر الصورة)
دعونا نلقي نظرة على بعض الحلول الممكنة لهذه التحديات.
1. التعاون مع زملاء العمل
لزيادة كفاءة الفريق وتقليل الأخطاء ، استخدم أدوات الاتصال وإدارة المشروع.
عقد اجتماعات افتراضية منتظمة للتأكد من أن الجميع على نفس الصفحة.
2. الانقطاعات
لتقليل الانقطاعات ، قم بتعيين منطقة من منزلك لإعدادها كمكتب منزلي. اطلب من عائلتك أو زملائك في السكن تجنب إزعاجك أثناء ساعات العمل.
قد ترغب في العثور على مكان يمكنك الذهاب إليه والعمل خارج منزلك ، سواء كان مساحة عمل مشتركة أو مقهى مريح.
إذا كنت قائد فريق افتراضي ، ففكر في تزويد الزملاء بمعدات لتقليل الانقطاعات ، مثل سماعات إلغاء الضوضاء.
3. التمسك روتين
إذا كنت تواجه صعوبة في الالتزام بروتين أثناء العمل في فريق افتراضي ، فحاول إنشاء جدول زمني حول ساعات عملك.
اهدف إلى الاستيقاظ والذهاب إلى الفراش وتناول وجباتك في نفس الوقت كل يوم ، حيث سيساعدك ذلك على الالتزام بروتين عملك.
قد يرغب المديرون الذين لاحظوا أن فرقهم تواجه صعوبة في إدارة الوقت في فرض ساعات عمل محددة.
4. التوقف في نهاية اليوم
حدد الوقت الذي ستبدأ فيه يوم عملك وتنتهي فيه. بعد ذلك ، تأكد من أن زملائك على دراية بساعات عملك ، خاصة تلك الموجودة في مناطق زمنية أخرى.
كقائد ، يمكنك إعداد إشعار تلقائي لإرساله إلى زملائك في الفريق عندما يحين وقت تسجيل الخروج.
5. الوحدة
إذا كنت قائد فريق افتراضي ، فاستضف لقاءات افتراضية واستراحات لتناول القهوة. سيساعد هذا مع الزملاء ويوجه التقارير من الشعور بالوحدة.
6. اتصال wi-fi ضعيف
يجب على مديري الفريق الافتراضي التفكير في سداد تكاليف الإنترنت للموظفين الظاهريين. يمكن أن يساعد هذا في زيادة الإنتاجية.
أنجح ثلاث فرق افتراضية
لقد بحثنا عن ثلاثة أمثلة من أكثر الفرق الافتراضية نجاحًا حتى تتمكن من تكرار نجاحها. دعونا نلقي نظرة على كيفية القيام بذلك.
1. Google
ماذا يفعلون :كانت Google واحدة من أولى الشركات التي تقدم خيارات العمل من المنزل عندما تفشى جائحة COVID-19 في عام 2020.
سيختبرون النماذج المختلطة حيث يبدأ الموظفون في العودة إلى المكتب طوال عام 2021.
كيف يفعلون ذلك :مع وجود 135000 موظف بدوام كامل في جميع أنحاء العالم ، تجعل Google رفاهية الموظفين من أولوياتها.
كما أنهم يضعون معايير الفريق ويعقدون اجتماعات الفريق وتسجيل الوصول بشكل منتظم. يشجعون زملائهم على الحضور والاعتراف بإنجازات بعضهم البعض.
2. Airbnb
ماذا يفعلون :أغلقت AirBnb أيضًا مكاتبها في بداية الوباء وتقدم خيارات العمل عن بُعد لجميع الموظفين حتى أغسطس 2021.
كيف يفعلون ذلك :قدمت Airbnb للموظفين 500 دولار للاستثمار في المكاتب المنزلية والمعدات المريحة.
كما عرضوا خيارات عمل مرنة وفرصة للانتقال مؤقتًا برصيد بقيمة 500 دولار من Airbnb.
3. AppDynamics
ماذا يفعلون :تؤمن AppD بتوظيف أفضل المواهب ، بغض النظر عن الموقع ، لذلك يتمتع الموظفون بخيار العمل في أحد المكاتب الرئيسية ، أو مكتب فرعي ، أو مساحة عمل مشتركة ، أو من المنزل.
كيف يفعلون ذلك :أنها توفر للعمال عن بعد مع معدات المكاتب المنزلية المخصصة. يجرون اختبارًا مريحًا للتأكد من إعداد الموظفين لتحقيق أقصى قدر من الراحة والإنتاجية.
كن أول من يعرف
ابق على اطلاع دائم بالموارد والإحصاءات الجديدة.
اشتراك
شكرًا لك على اهتمامك بـ BetterUp.
لا يجب أن يكون تشغيل فرق افتراضية ناجحة أمرًا معقدًا
يمكن أن تكون الفرق الافتراضية مربحة لكل من العمال عن بعد وأصحاب العمل. هذا صحيح بشكل خاص إذا كنت تعرف كيفية منع أو تخفيف التحديات الرئيسية لتشغيلها.
يبدأ بناء فريق افتراضي باختيار أعضاء الفريق المناسبين. ثم الأمر كله يتعلق بتعزيز التواصل الواضح والمفتوح في بيئة من الثقة.
إذا كنت بحاجة إلى دعم لتعزيز أداء فريقك الافتراضي ، فلماذا لا توظف أحد المدربين الخبراء لدينا لمساعدتك؟
