الكفاءة مقابل الفعالية. غالبًا ما يتم استخدام هاتين الكلمتين الطنانة بالتبادل ، خاصة في مكان العمل.
ولكن هناك بعض الاختلافات الرئيسية التي يجب أن يفهمها الموظفون والإدارة. لكي تكون الأنشطة التجارية فعالة وكفؤة ، يجب على جميع أعضاء الفريق أولاً فهم الفرق بين هذين المصطلحين.
هل يمكنك أن تكون فعالاً بدون فعالية؟ وما هو الأهم - الفعالية أم الكفاءة؟
نحن نغطي جميع الاختلافات بين الكفاءة مقابل الفعالية وكيف يمكنك استخدام كليهما لتحقيق أهداف فريقك.
تعريف الكفاءة مقابل الفعالية
الكفاءة هي القدرة على تحقيق نتيجة مقصودة بالطريقة التي ينتج عنها أقل إهدار للوقت والجهد والموارد. الفعالية هي القدرة على تحقيق نتيجة أفضل ، والتي تقدم قيمة أكبر أو تحقق نتيجة أفضل.
كما قال بيتر دراكر ببساطة ، الفعالية هي فعل الأشياء الصحيحة ، بينما الكفاءة هي فعل الأشياء بشكل صحيح. كلاهما يتطلب افتراض أنه يمكنك تحديد النتيجة الصحيحة والأشياء التي يجب القيام بها.
بغض النظر عن الموارد المحدودة أو الوقت أو الطاقة البدنية ، فإن الفريق الفعال سيعطي الأولوية دائمًا للتقدم والنجاح وضرب الأهداف بتفانٍ شبيه بالآلة.
فرق فعالة:
- ركز على تحقيق أقصى قدر من المخرجات بأقل قدر من الوقت والجهد
- استخدم عملية عمل منهجية
- تحديد القواعد واتباعها
- احتضان التوحيد القياسي والأتمتة
من ناحية أخرى ، تعني الفعالية فهم أن أفضل نتيجة هي هدف متحرك. تتطلب الفعالية استخدام البصيرة لتحديد المكان الذي ينبغي استثمار الموارد فيه للحصول على أفضل النتائج.
تستثمر الفرق الفعالة الوقت والطاقة حيث يكون تأثيرها أكبر.
فرق فعالة:
- ركز على فعل الأشياء الصحيحة بالطريقة الصحيحة
- تستند إلى النتائج
- ركز على الصورة الكبيرة
- تغيير الأولويات حسب الضرورة
دعونا نلقي نظرة على فريقي مندوبي المبيعات للحصول على مثال عملي للكفاءة مقابل الفعالية.
فريق A هو فريق فعال. يستخدمون نصًا موحدًا لمكالماتهم ويعملون لساعات طويلة للوصول إلى 200 عميل يوميًا. 10٪ من مكالماتهم تؤدي إلى البيع.
فريق B هو فريق فعال. يقضي كل مندوب مبيعات المزيد من الوقت في إجراء بحث أولي حول كل عميل محتمل. تصل إلى 70 عميلًا في اليوم ، 50٪ منهم يتحولون إلى عملية بيع.
بينما يستخدم الفريق "أ" عملية مبسطة للوصول إلى المزيد من العملاء المحتملين ، يتمتع الفريق "ب" بمعدل نجاح أعلى ويحقق المزيد من الأرباح.
الكفاءة هي مقياس إنتاجية لأنها تبحث في كيفية تنفيذ المهام. الفعالية مقياس جودة لأنها تشير إلى جودة النتائج المحققة.
أيهما يأتي أولاً ، الفعالية أم الكفاءة؟
كل من الفعالية والكفاءة ضروريان لمكان عمل يعمل بشكل جيد. لكي يصبح الفريق متماسكًا ، لا يمكن تجاهل أي منهما.
قد يقضي الفريق الذي يتمتع بكفاءة عالية ولكنه يفتقر إلى الفعالية الكثير من الوقت لضمان الوصول إلى المواعيد النهائية وتحديد المربعات. يمكنهم القيام بذلك دون إعطاء الأولوية للمشاريع الصحيحة.
قد يركز الفريق الذي يعطي الأولوية للفعالية على الكفاءة على المهام الصحيحة. ولكن ليس بالسرعة أو الاتساق الذي يفضله الفريق الفعال.
ومع ذلك ، قبل أن يصبح الفريق أكثر كفاءة ، فإنه يحتاج إلى تحديد ما يجب القيام به. عندها فقط يمكنهم تحسين عملهم والقيام به بكفاءة.
لا تعني الكفاءة وإنجاز الكثير من الأشياء بالضرورة زيادة الإنتاجية لأنك قد تقوم بالمهام الخاطئة.
بهذا المعنى ، يجب أن يكون التركيز على الفعالية هو التركيز قبل الكفاءة. ولكن الهدف النهائي هو أن يصبح الفريق فعالًا بكفاءة ، وهو ما يعني القيام بالأشياء الصحيحة بشكل جيد.
ما هي الكفاءة والفعالية في الإدارة؟
يتحمل القادة الكثير من المسؤولية عن نتائج عمل فريقهم. إذا كانت الكفاءة تفعل الأشياء بشكل صحيح والفعالية هي القيام بالأشياء الصحيحة ، فإن القائد العظيم سيعرف كيف يفعل الأشياء الصحيحة بالطريقة الصحيحة.
فيما يلي بعض صفات القادة الفعالين مقابل الكفاءة.
القادة المؤثرون
- قابلة للتكيف. يستخدم القادة الفعالون قوة المرونة لاستثمار الموارد فقط حيث تشتد الحاجة إليها في ذلك الوقت.
- ضع في اعتبارك أهداف وغايات العمل . يبحث القائد الفعال دائمًا عما إذا كانت إجراءات فريقه ناجحة في تحقيق النتيجة المرجوة. بدلاً من استعراض قائمة المهام ، يتأكد القادة الفعالون من أن إجراءات فريقهم تتوافق مع أهداف العمل.
- شجع على الابتكار. يعتبر التفكير الإبداعي والابتكار من الخصائص الضرورية لقائد لديه موارد أقل أو وقت أقل. كما أنهم يشجعون الابتكار من فريقهم. إنهم يقدرون مساهمات فريقهم وأفكارهم من أجل أساليب أكثر فاعلية.
- تمتع باتصالات داخلية جيدة. يتواصل القادة الفعالون بشكل جيد مع جميع أعضاء فريقهم للكشف عن أفضل نهج ممكن للمشروع.
قادة كفؤون
- ركز على الإنتاجية. يكرس القادة الفعالون كل وقتهم وطاقتهم للقيام بالأشياء بأفضل طريقة ممكنة. الحد الأدنى من النفايات هو الطريقة المفضلة.
- تعتبر منهجية. سيفضل القائد الفعال التمسك بروتين صارم ومنهجي. إنهم يعرفون ما يجب القيام به ، ولن يتوقفوا حتى يتم ذلك. عادة ما يكون القادة الأكفاء أشخاصًا منظمين للغاية ويحبون الهيكلية والإجراءات.
- موجهة نحو المهام. يتم توجيه القادة الأكثر كفاءة للتركيز على المهمة المطروحة. بينما يركز القادة الفعالون على الصورة الكبيرة ، يركز القادة الأكفاء على التفاصيل الدقيقة.
- التأكيد على سير العمل. يبحث القادة ذوو الكفاءة دائمًا عن طرق جديدة لتبسيط عمليات أعمالهم. نظرًا لأنهم يريدون استخدام الحد الأدنى من الموارد لتحقيق أقصى قدر من العائد ، فإن قلقهم ينصب على تحسين سير العمل الحالي لفريقهم.
كيفية زيادة فعالية فرقك
إذا كنت تقود فريقًا يزدهر بالكفاءة ولكنك تكافح من أجل التكيف مع التغيير ، يمكنك إجراء التغييرات اللازمة.
ألق نظرة على هذه المؤشرات لزيادة الفعالية.
- التشجيع المرونة . الصلابة هي شيء تكافح العديد من الفرق الفعالة للتخلي عنه. لتصبح أكثر فعالية ، يجب أن تكون الفرق منفتحة للتغيير.
- احتضان التعاون . تزدهر الفعالية المثالية عندما تتحد عقول الجميع معًا. كن قائدًا شاملاً من خلال الاستماع إلى مدخلات كل فرد في الفريق.
- تنويع الآراء. كل شخص لديه شيء ذو قيمة ليقدمه. إذا تم اتخاذ القرارات دائمًا من قبل نفس الشخصين أو الثلاثة ، فقد يفوت الفريق فرصة الأفكار الجديدة.
- تمرين ثقة متبادلة . إن التخلي عن السيطرة والثقة في قدرة زملائك على تحقيق أهدافهم أمر ضروري لأي فريق. إنه يمكّن أعضاء الفريق من العمل معًا ويتيح للقادة تخصيص الموارد بشكل أكثر كفاءة.
- انظر إلى الصورة الكبيرة. غالبًا ما يؤدي التركيز كثيرًا على الأشياء الصغيرة إلى نقص الفعالية. إن محاولة رؤية الصورة الأكبر بدلاً من التعرق على التفاصيل الدقيقة يمكن أن يجلب الوضوح اللازم للفرق الموجهة نحو المهام.
كيفية زيادة كفاءة فرقك
هناك العديد من الأسباب التي تجعل الكفاءة مهمة. إنها تحافظ على تدفق العمل ، وتساعدنا على الوفاء بالمواعيد النهائية ، وتضمن عدم إهدار أي طاقة.
قد تكافح الفرق التي تركز على الفعالية أكثر من الكفاءة من أجل تلبية معايير الإنتاجية هذه. إذا كان هذا يبدو مألوفًا ، فألق نظرة على هذه النصائح حول كيفية زيادة الكفاءة.
- تفويض بوضوح. قد تحتاج الفرق التي تفتقر إلى الكفاءة إلى تفويض أفضل. عندما يعرف الجميع ما هو دورهم بالضبط ، يتم إنجاز العمل بشكل أسرع.
- تبسيط سير عملك اليومي. هناك دائمًا طرق لتحسين سير العمل. يحتاج فريقك إلى إيجاد عملية تقضي على الهدر وتحرر المساحة والوقت والطاقة للمهام ذات الأولوية.
- نقل التوقعات. يقول 44٪ من الموظفين أن سوء الفهم تسبب في تأخير أو فشل استكمال المشاريع. التوقعات المعلنة بوضوح هي البوابة لتحسين كفاءة الفريق.
- تحديد الأولويات والتزم بها. قد تقوم الفرق الفعالة ولكن منخفضة الكفاءة ببساطة بتحديد أولويات العديد من المهام في وقت واحد. اختر أولوياتك اليومية كفريق وركز 100٪ من طاقتك عليها حتى الانتهاء.
تقنية بومودورو هي تقنية إدارة الوقت الفعالة. تستخدم هذه الطريقة ميزة حظر الوقت لزيادة التركيز على المهام ذات الأولوية.
- التحفيز بإيجابية. في بعض الأحيان ، يكون القليل من تقدير الموظف هو كل ما يلزم لتحفيز الفريق. يمكن استخدام التعزيز الإيجابي والاعتراف كأداة لتحفيز الإنتاجية. هذا يساعد على الكفاءة العامة.
دمج الكفاءة والفعالية معًا
تستفيد الفرق الأكثر إنتاجية من الكفاءة والفعالية في سعيها لتحقيق النجاح. وإليك بعض النصائح لإيجاد التوازن المثالي.
1. اطلب مدخلات من جميع أعضاء الفريق
من أجل أن تصبح فريقًا متوازنًا ومتماسكًا ، فإن مساهمة الجميع ضرورية.
يمكنك زيادة كفاءة فريقك وفعاليته من خلال توفير مساحات منتظمة للتعاون والتعليقات. هذا يساهم في فهم جماعي لما يجب القيام به ولماذا.
2. التوفيق بين أهداف الشركة وأهداف الشركة
يمكن أن يصبح الموظفون الذين يركزون ببساطة على أهداف الشركة من قصر النظر. كما يمكن لمنظمة لا تعترف بتأثير أهدافها على الموظفين الفرديين.
من خلال مواءمة الأهداف المهنية للأفراد وأهداف الشركة ، يمكن لهذه الكيانات المنفصلة أن تبدأ العمل معًا بدلاً من ذلك.
يجب أن يكون لدى كل عضو في الفريق فهم واضح لكيفية تأثير مساهماتهم على المنظمة. بهذه الطريقة ، يمكنهم التعامل مع المشاريع بمزيد من الانضباط وبإحساس أكبر بالانتماء.
3. تحديد مجالات التحسين
يمكن أن يوفر التقييم المنتظم لإنتاجية فريقك رؤى قيمة. طريقة رائعة للقيام بذلك هي باستخدام تحليل SWOT ، الذي يسلط الضوء على فرص التحسين.
بناءً على تحليلك ، يمكنك إنشاء خطة إستراتيجية لطرق تحسين سير عمل فريقك.
فهم الكفاءة مقابل الفعالية لتحقيق النجاح
عندما يتعلق الأمر بالكفاءة مقابل الفعالية ، كلاهما ضروري للفريق لكي يزدهر حقًا.
من خلال التواصل المفتوح والتقييم المتكرر والسعي لتحقيق التقدم ، يمكن لأي فريق أن يجد تلك النقطة الجميلة بين الكفاءة والفعالية.
إذا كنت تبحث عن طرق لزيادة كفاءة فريقك وفعاليته ، فاطلب عرضًا توضيحيًا من BetterUp. يمكننا مساعدتك في تطوير المهارات والعثور على النهج الصحيح لبناء فريق منتج وسعيد.
