كم مرة حدث لك هذا؟
أنت تعمل على مستند في حالة تدفق مثالية حتى يرن هاتفك برسالة مهمة. عليك التحقق والرد بسرعة.
بعد ذلك ، بما أنك هناك ، قررت أنه من المفيد التحقق من بريدك الإلكتروني أيضًا. وبعد ذلك مباشرة ، يمكنك إلقاء نظرة سريعة على مواقعك الاجتماعية.
بعد كل شيء ، لقد كنت منتجًا هذا الصباح! من المؤكد أن استراحة قصيرة في محله.
الشيء التالي الذي تعرفه ، لقد مرت 15 دقيقة. وبحلول الوقت الذي تعود فيه إلى المستند الخاص بك ، لا تتذكر آخر مجموعة من الأفكار التي قمت بها. يستغرق الأمر 15 دقيقة أخرى لإعادة توجيه نفسك وإيلاء الاهتمام الكامل. أضفها كلها ، وهذه الرسالة الصغيرة تكلفك نصف ساعة فقط!
هذه الأنواع من المشتتات تستغرق وقتًا طويلاً ومكلفة. وسواء كنت تعمل من المنزل بسبب الوباء أو تتعرف مجددًا على مساحة عمل مكتبية ، فإن أشياء أكثر من أي وقت مضى يمكن أن تخرجك عن المسار الصحيح.
الأمر متروك لك للبقاء في المهمة. وجزء من ذلك يتضمن وضع حدود بينك وبين المنتقدين المحتملين. فيما يلي نصائحنا حول كيفية تجنب الانقطاعات في العمل.
أنواع الانقطاعات في العمل
يعد تجنب الانقطاعات أمرًا صعبًا ولكنه ليس مستحيلًا - وليس ضروريًا دائمًا. تتمثل إحدى الطرق البسيطة لتحسين إنتاجيتك الشخصية ورفاهيتك في التمييز بين المقاطعات الصالحة وغير الصالحة. فيما يلي وصف لكليهما ، مع أمثلة للانقطاعات في العمل.
مقاطعات صالحة هي ببساطة جزء من وظيفتك أو لا مفر منها بأي شكل آخر. ليس لديك خيار سوى التعامل معهم على الفور. فيما يلي بعض الأمثلة:
- إذا كنت مسؤولاً عن متدرب ، فمن المهم أن يشعروا بالراحة عند طرح الأسئلة عليك. على افتراض أن لديهم مخاوف مشروعة ، فإن مقاطعتهم صحيحة.
- قد يكون التعاون أيضًا جزءًا أساسيًا من دورك. إذا كان الأمر كذلك ، فيمكنك توقع انقطاعات فيما يتعلق بتحديثات المشروع المهمة.
- إذا كنت أحد الوالدين ، فيمكنك توقع مقاطعات متعلقة بطفلك (أطفالك). إذا كنت تعمل من مكتب منزلي ، فمن المحتمل أن يحتاجوا إلى انتباهك من حين لآخر. في العمل ، يمكن للمدرسة الاتصال في أي وقت إذا كان هناك حادث.
مقاطعات غير صالحة هي مشتتات لا يتعين عليك التعامل معها على الفور أو على الإطلاق. على سبيل المثال:
- قد يتصل بك أحد الأصدقاء لوضع خطط لعطلة نهاية الأسبوع. يمكن القيام ببعض الأشياء الشخصية ، مثل الاتصال بالبنك ، أثناء وقت العمل. لكن إعداد خطط عطلة نهاية الأسبوع يجب أن ينتظر حتى نهاية اليوم.
- قد تعمل إشعارات الهاتف من حساباتك على وسائل التواصل الاجتماعي على جذب تركيزك باستمرار إلى شاشتك. ما لم تستخدم وسائل التواصل الاجتماعي للتنسيق والتواصل مع أعضاء فريقك ، يمكنك على الأرجح كتم صوتهم أثناء وجودك في العمل.
كيفية تقليل الانقطاعات في العمل
الآن ، تتساءل عن كيفية إيقاف الانقطاعات في العمل. في بعض النواحي ، لا يمكنك ذلك. ليس تماما. ولا يمكنك تجنب مقاطعة الناس. إذا كنت بحاجة إلى اهتمام رئيسك في العمل ، فمن الصعب أن تجد الوقت المناسب لإرسال رسالة Slack المهمة هذه. ولكن يمكنك تصغيرها.
إليك ما يجب فعله.
1. تسجيل الانقطاعات الخاصة بك
حاول الاحتفاظ بسجل المقاطعات. سيعطيك هذا صورة أوضح عن الانقطاعات التي تتعرض لها يوميًا. يمكنك بعد ذلك البحث عن أنماط وتحديد مسار عمل للتعامل مع هذه الانحرافات.
عند تسجيل مقاطعة ، قم بتضمين هذه العناصر:
- الشخص أو الشيء الذي قاطعك
- تاريخ ووقت حدوثه
- سبب الانقطاع
- ما إذا كان صالحًا
- ما إذا كان الأمر عاجلاً
ستوفر هذه التفاصيل معلومات قيمة حول الوقت الذي يجب أن تستعد فيه للأسئلة أو تضع حدودًا أكثر صرامة حول متى يمكن للأشخاص الاتصال بك.
2. استخدم الاجتماعات الروتينية لمعالجة القضايا غير العاجلة
إذا علم الناس أنه سيتمكنون من الوصول إليك قريبًا ، فيمكنهم التمسك بأسئلتهم وتعليقاتهم ومخاوفهم حتى تقابلهم. هذا مفيد بشكل خاص إذا كان لديك عدد قليل من الأشخاص الذين تعمل معهم عن كثب. حدد موعدًا لاجتماع أسبوعي منتظم ، واطلب منهم الاحتفاظ بقائمة بالأشياء التي يريدون مناقشتها ، ويمكنك فعل الشيء نفسه. ثم يمكنك معالجة كل شيء في جلسة واحدة مركزة.
3. وقت الميزانية للانقطاعات
قد يحتوي سجل المقاطعات الخاص بك على العديد من الانقطاعات الصالحة. إذا كان الأمر كذلك ، فتأكد من وضعها في الاعتبار في جدولك الزمني.
إذا كان لديك اندفاع منتظم للمكالمات الهاتفية بعد الغداء من فريق المبيعات ، فلا تحدد موعدًا للعمل المهم خلال هذا الوقت. سيساعد هذا في منعك من الشعور بالارتباك إذا كنت في الموعد المحدد ولكن لا يمكنك قول لا لفريقك.
وإذا كانت شركتك بعيدة وتمتد عبر مناطق زمنية ، فتعرف على كيفية استخدامها لصالحك. ربما يمكنك القيام بعملك العميق في الصباح قبل أن يستيقظ أعضاء فريق الساحل الغربي.
4. استخدم وظائف التقويم "المتاحة" و "غير المتاحة"
سواء كنت تستخدم Slack أو Teams أو Google ، فمن المحتمل أن يكون لبرنامج مؤسستك وظيفة "الحالة". استخدمه لإعلام الناس عندما لا تريد أن تتم مقاطعتك. ما عليك سوى تغييره مرة أخرى إلى "نشط" بمجرد انتهاء الحظر الخالي من الانقطاع.
بدلاً من ذلك ، يمكنك استخدام الرد التلقائي عبر البريد الإلكتروني لنفس الغرض. اترك رسالة قصيرة تقول متى يمكنك الرد عليها.
5. قل بأدب "لا"
إذا كنت مشغولاً للغاية ، يمكنك رفض طلب أو مهمة. أو ، على الأقل ، اطلب تمديد الموعد النهائي.
من المغري أن تقول "نعم" لكل شيء عندما تريد أن تكون لاعبًا جماعيًا. ولكن ، إذا ظهرت عليك أعراض الإرهاق ، فأنت تؤذي فريقك ونفسك فقط على المدى الطويل. تعلم كيف تنطق "لا"
6. حافظ على استمرار فريقك في التكرار
أنت تعلم بالفعل أن التواصل هو المفتاح. دع الأشخاص يعرفون ما تعمل عليه وكيف يناسب أهداف فريقك. سيساعدك هذا في إدارة التوقعات بشأن ما يمكنك وما لا يمكنك مساعدته في ذلك اليوم.
يمكنك القيام بذلك من خلال اجتماعات غرفة الاجتماعات اليومية أو سلاسل البريد الإلكتروني أو رسائل الدردشة في الصباح. إذا فعل الآخرون الشيء نفسه ، فستعمل بشكل أفضل مع معرفة ما يفعله كل منكما.
7. قم بإعداد التقنية الخاصة بك لتقليل عوامل التشتيت
خذ بعض الوقت لجعل أجهزتك تعمل من أجلك. من المحتمل أن يحتوي هاتفك الذكي على وظيفة "عدم الإزعاج" التي يمكنها إسكات معظم الإشعارات. إذا كنت قلقًا بشأن تفويت مكالمات مهمة ، مثل مدرسة أطفالك ، فأضف عامل تصفية للسماح بمرور مكالمات معينة.
8. خذ وقتك في الرد على مشكلة
عندما يطلب شخص ما المساعدة ، قد تبدو المشكلة ملحة في ذلك الوقت. لكن هناك احتمالات ، إنها ليست أزمة. خذ نفسًا عميقًا واستجب بهدوء وتجنب التسرع في الاستنتاجات. يمكن أن يساعدك التأخير البسيط في تقييم الموقف بشكل صحيح.
9. ضع حدودك والتزم بها
لا مفر من بعض المشتتات. ولكن عندما يحدث ذلك ، تأكد من وضع حدود للمحادثة:
- أبلغ بأدب أنك مشغول واسأل عما إذا كان يمكنك مناقشته لاحقًا
- إذا لم يكن الأمر كذلك ، فقم بتعيين معلمات للمحادثة والتزم بها. على سبيل المثال ، "لدي خمس دقائق فقط للحديث عن هذا الآن."
- اسأل نفسك عما إذا كنت أفضل شخص للتعامل مع هذه المشكلة أو السؤال. قم بإحالتهم بأدب إلى مكان آخر إذا لم يكن كذلك
- إذا لم تتمكن من الوصول إلى حل في غضون خمس دقائق ، فحدد موعدًا لاجتماع متابعة واطلب منهم إعداد أسئلتهم. مع أي حظ ، سوف يحلون مشكلتهم قبل أن تلتقي
10. مارس الوعي الذاتي
كم عدد المقاطعات التي يمكنك تجنبها إذا قمت بتغيير بعض من سلوكك؟ ربما يمكنك تحسين مهارات التفويض أو تعزيز المرونة بين فريقك أو تطوير مهاراتك القيادية.
يمكن أن يساعدك هذا النوع من الوعي الذاتي في تجنب المشكلات ومنع الإحباط.
إذا كنت قد جربت هذه النصائح وما زلت تشعر أنه لا يمكنك التعامل مع الانقطاعات ، فحاول العمل مع BetterUp. يمكن لمدربينا مساعدتك في تقييم وضعك ووضع خطة لتقليل مصادر التشتيت في العمل.
كيفية إعادة التركيز بعد انقطاع
تشتيت الانتباه جزء طبيعي من العمل ، لذا لا تضغط على نفسك إذا حدث لك ذلك. الحيلة هي العودة بسرعة حتى لا تضيع الكثير من الوقت.
وإليك كيفية تقليل الوقت الضائع بسبب الانقطاع.
- دوِّن آخر مجموعة من الأفكار. إذا كنت تعمل على مستند وسحبك شخص ما بعيدًا ، فاكتب سريعًا ما تفكر فيه في تلك اللحظة بالضبط. يمكن أن تساعدك قائمة نقطية بسيطة بالخطوات والأفكار التالية على المتابعة من حيث توقفت.
- أعد قراءة ما كتبته. يمكن أن تساعد مراجعة ما قمت به حتى الآن في استعادة عقلية ما قبل المقاطعة.
- اذهب في نزهة على الأقدام. إذا لم تتمكن من إعادة التركيز على الفور ، خذ قسطًا من الراحة. قف ، وتحرك ، واحصل على فنجان من القهوة أو بعض الهواء النقي. سيساعدك هذا على تجديد شبابك حتى تتمكن من إعادة التركيز بسهولة أكبر.
- كن لطيفًا مع نفسك. تعتبر الاستجابة للانقطاعات إنتاجية - لذا لا تشعر بالسوء إذا لم تنهِ مهمة يوم العمل المهمة.
- اضبط موقّتًا. اضبط عداد الوقت لمدة 15 دقيقة وشاهد مقدار ما يمكنك القيام به. من المحتمل أن تنطلق بسرعة بعد المنبه. ولكن ، إذا كنت لا تزال غير مركّز بعد تلك الفترة الزمنية ، خذ استراحة لمدة خمس دقائق وحاول مرة أخرى. في النهاية ، ستعيدك هذه الاندفاعات الإنتاجية إلى المنطقة مرة أخرى.
- ابدأ بشيء سهل. نسّق المستند ، ولون الخلايا في جدول البيانات ، واضبط العناوين. هذه مدخلات صغيرة يمكن أن تعيدك إلى سير العمل. عليك أن تفعلها في النهاية ، لذا يمكنك الوصول إليها الآن.
لا تخرب نفسك
يمكن أن تجعلك المقاطعات تشعر وكأنك تفعل أقل مما تفعله في الواقع. لكن قائمة المهام التي تحتوي على عدد أقل من Xs مما كنت تأمله لا تزال ذات قيمة. لقد أحرزت تقدمًا ، وهذا يضعك في المستقبل للنجاح. ركز على ما أنجزته - وليس ما لم تستطع فعله.
مساعدة فريقك عمل مهم ويجب أن تفخر بذلك. ولكن الآن ، يجب أن يكون هدفك هو مساعدة زملائك على الازدهار قدر المستطاع بدونك.
هذه النصائح حول كيفية تجنب الانقطاعات في العمل هي مكان جيد للبدء. سيساعدهم وضع حدود واضحة على احترام وقتك وحل المشكلات بشكل مستقل.
وإذا شعرت يومًا بالإرهاق ، فإن BetterUp هنا لدعمك. مع المدربين لدينا ، يمكنك مناقشة تحديات عملك وإيجاد الحلول. سواء كنت ترغب في تقليل الانقطاعات أو تحسين مهاراتك في إدارة الوقت ، يمكننا تحقيق ذلك معًا.
