لقد مررنا جميعًا بلحظات عندما حدث خطأ فادح في المشروع. ربما لم يظهر تقديم الطعام أبدًا في حدث الشركة الذي كنت تستضيفه ، أو نسيت استشارة صاحب مصلحة أساسي قبل الشروع في مشروع مجتمعي.
ربما كان بإمكانك تجنب هذه الأخطاء الفادحة بتحضير إضافي. في واقع الأمر ، 39٪ من المشاريع تفشل بسبب نقص التخطيط.
في حين أن الشغف والإثارة من السمات النبيلة ، فإن الأمر يستحق ترتيب كل شيء قبل الانخراط في مهمة. عادة ، هذا يعني تحديد أهداف قابلة للتحقيق ، وتحديد خطوات واضحة لتحقيقها ، وتفويض العمل بشكل نظيف بين أعضاء فريقك. سترغب في تضمين جرعة جيدة من المواعيد النهائية أثناء قيامك بذلك.
هذه هي السمات المميزة لخطة عمل قوية. دعونا نلقي نظرة على كيفية إنشاء واحد لك.
ما هي خطة العمل؟
خطة العمل هي قائمة بالمهام والموارد اللازمة لإكمال مشروع أو الوصول إلى هدف.
على السطح ، يبدو هذا وكأنه قائمة مهام أو خطة عمل. إذا كنت معتادًا على العمل في بيئة سريعة الإيقاع بمواعيد نهائية ضيقة ، فقد تتخيل نفسك جيدًا بالفعل.
ولكن هنا يكمن الاختلاف:خطة العمل تدور حول التقدم نحو هدف أكبر. من ناحية أخرى ، تعد قوائم المهام عبارة عن مجموعة من الأشياء التي تحتاج إلى القيام بها في يوم واحد - ولا يلزم بالضرورة أن يرتبط أي منها ببعضه البعض.
في خطة العمل ، لكل مهمة هدف واضح وموعد نهائي. إنهم يعملون معًا لإكمال مشروع بالمعايير التي تتوقعها من شخص يتمتع بأداء عالٍ مثلك.
لماذا يجب عليك بناء خطة عمل؟
إذن ، ما هو الغرض من خطة العمل؟ إنها تفيد عملك بعدة طرق:
- العمل كدليل إرشادي لمشروعك. ستخبرك إستراتيجية إدارة المهام هذه بالخطوات التي يجب اتخاذها ومتى.
- حافظ على حماسك. من الطرق الرائعة للحفاظ على معنوياتك هو تدوين أهدافك ، وتقسيمها إلى خطوات عمل ، وتتبع التقدم. مع تحقيق المكاسب ، ستشعر بالحافز للاستمرار.
- مساعدتك في تحديد الأولويات. تعني تواريخ الاستحقاق الواضحة أنك تعرف ما يجب إكماله أولاً. سيعطيك هذا فكرة واضحة عما يجب أن تحدده حسب الأولوية خلال أسبوع العمل. سيساعدك تقسيم المشروع إلى أهداف قصيرة المدى مقابل أهداف طويلة المدى على البقاء منظمًا.
وتذكر:يمكن أن تفيد خطط العمل حياتك الشخصية أيضًا. سواء كنت تبيع الصابون على Etsy أو ترسم في وقت فراغك ، فإن تقسيم خطواتك يمكن أن يساعدك على إحراز تقدم نحو أهدافك الشخصية.
من الذي يجب عليه وضع خطة عمل؟
تعد خطط العمل مفيدة بغض النظر عن هويتك - خاصةً إذا كنت مدير مشروع. أنها تسمح لك بما يلي:
- قسِّم نشاطًا إلى أجزاء ملموسة وقابلة للتنفيذ. ستشعر المشاريع بقدر أقل من الإرهاق بمجرد تحديد المعالم الأصغر التي يجب عليك تحقيقها.
- تتبع تقدمك خلال مدة المشروع. يمكنك التحقق من المهام خطوة بخطوة أثناء إكمالها أنت أو فريقك ، مما يسهل عليك معرفة ما إذا كنت متأخرًا.
- إنشاء سير عمل واضح وفعال. ستعرف ما يجب العمل عليه ومتى. سيساعدك هذا أنت أو فريقك في تحديد أولويات مهام محددة وزيادة الكفاءة.
- تقليل احتمالية نسيان المهام. كلما خططت مسبقًا ، زاد الوقت الذي ستضطر فيه إلى تذكر المهام المهمة لإضافتها أو ترك مساحة كبيرة للمناورة لخطوات إضافية غير متوقعة. سيقلل هذا من احتمالية نسيان أي شيء مهم.
- تواصل مع فريقك بكفاءة. يعني تقسيم كل مهمة أنه يمكنك بسهولة تعيينها لأعضاء الفريق ، مما يقلل من مخاطر سوء التواصل وعدم الكفاءة.
- قم بتحديث رؤسائك بسهولة بشأن تقدمك. خطتك هي مقياسك لمدى نجاحك. يمكن لهذه الأداة بسهولة الإبلاغ عما إذا كنت في مهمة أو متأخرة.
يمكنك استخدام خطط العمل لأي حجم للمشروع - الاختلاف الوحيد هو عدد الخطوات المتضمنة في تحقيق أهدافك المعلنة. هذا يجعلها مفيدة بشكل خاص للتخطيط الاستراتيجي .
الخطط الإستراتيجية هي الكيفية التي تأمل بها مؤسستك في الوصول إلى أهدافها طويلة المدى على مدى 3-5 سنوات القادمة. عادة ، يقضي قادة الشركة الكثير من الوقت في التفكير في ذلك. سينظرون في اتجاهات السوق ، ويتشاورون مع موظفيهم ، ويخلقون تحليل SWOT قويًا. مسلحين بهذه المعلومات ، سيقومون بتعبئة العديد من الخطط الأصغر لتحقيق أهدافهم.
لذلك ، إذا كان الهدف الاستراتيجي لشركتك الناشئة ، على سبيل المثال ، هو أن تصبح تطبيق الهاتف الذكي المسيطر للمحتوى المرتبط بالقطط ، فستحتاج إلى خطط عمل من أجل:
- إنشاء النظام الأساسي
- بناء قاعدة مستخدمين
- توظيف الموهبة المناسبة
- دعم خدمة العملاء
- الحصول على تمويل أولي
ويمكنك تقسيم هذه الخطط إلى مجموعات فرعية من الأهداف والمهام الخاصة بهم. يمكن أن يتضمن إنشاء النظام الأساسي أقسامًا متعددة ، بما في ذلك تصميم واجهة المستخدم وتطوير الخوارزمية. يتطلب كلا المشروعين خطط عمل خاصة بهما لتلبية أهداف المؤسسة ذات المستوى الأعلى.
كيف تكتب خطة عمل
دعونا ندخل في صواميله ومساميره. إليك كيفية وضع خطواتك الخاصة في خطة العمل.
1. استخدم طريقة SMART لتحديد الهدف
SMART تعني الأهداف التي هي:
- محدد: حدد بوضوح كيف يبدو النجاح. وإلا فلن تعرف أبدًا ما إذا كنت قد وصلت إليه.
- قابل للقياس: ما هو مقياسك للنجاح؟ تأكد من أن هدفك قابل للقياس حتى تتمكن من تتبع تقدمك نحو خط النهاية.
- يمكن تحقيقه: يجب أن تكون قادرًا على تحقيق هدفك بالمهارات والموارد التي تمتلكها حاليًا.
- ذو صلة: سيكمل هدف SMART الأهداف الأخرى في خطة العمل الإستراتيجية أو الأوسع نطاقًا.
- محدد زمنيًا. هناك تاريخ انتهاء واضح يجب أن تكون قد أتممت بحلوله مهامك.
إليك مثال على هدف SMART:"هدفنا هو بيع 20000 قطعة صابون إضافية بحلول نهاية العام."
2. تحديد المهام
يمكنك الآن سرد الخطوات اللازمة للوصول إلى هدفك النهائي. حدد جميع المهام اللازمة لتحقيق المعالم الأساسية وقم بتعيينها لفريقك بمواعيد نهائية واضحة (أو لنفسك ، إذا كنت وحدك).
بالعودة إلى أعمال الصابون لدينا ، يمكنك إنشاء المهام التالية:
- زيادة الطاقة الإنتاجية للصابون بنسبة 10٪
- تطوير حملة تسويقية للترويج لمبيعات إضافية
- اعمل مع الموزعين لتخزين المزيد من المنتجات على أرففهم
- التفاوض بشأن تكلفة أقل للمواد الخام
3. تحديد المهام
تتمثل الخطوة التالية في تعيين الموارد لكل مهمة ، مثل ميزانية المشروع أو أعضاء الفريق أو المعدات. يجب أن يكون لكل مهمة موعد نهائي واضح وشخص واحد مسؤول. سيساعدك هذا على المتابعة ومساءلة فريقك.
لهذا حسنًا ، قد تضطر إلى التخلي عن المهام لتقاريرك المباشرة - ليس بالأمر السهل عندما تفضل القيام بكل شيء بنفسك. إن تعلم التفويض ليس بالأمر السهل ، ولكنه يضعك أنت وفريقك معًا لتحقيق النجاح.
4. إعطاء الأولوية
ستعتمد بعض المهام على إكمال العناصر الأخرى أولاً. إذا كنت بحاجة إلى مزيد من الأموال مقابل المواد الخام ، فقد تكون خطوتك الأولى هي الحصول على التمويل. إذا لم يكن لديك ما يكفي من الموظفين لزيادة الإنتاج ، فستحتاج إلى تعيين شخص ما لملء الفراغ. في كلتا الحالتين ، تعتمد النتيجة المرجوة على مهمة سابقة.
هذا يعني أنه سيتعين عليك اتخاذ قرارات إستراتيجية حول مكان بذل جهودك. تأكد من إبراز هذه التبعيات في خطة الإدارة الخاصة بك وعامل التسلسل في تحديد أولوياتك. سيساعد هذا في تجنب الاختناقات ، والتي يمكن أن تحدث عندما يكون فريقك غارقًا في العناصر ذات الأولوية المنخفضة.
5. حدد المعالم والمواعيد النهائية
يصبح أعضاء الفريق أكثر حماسًا عندما يفهمون كيف يتناسب عملهم مع الصورة الكبيرة. سيساعد إعطائهم معالم واضحة في هذا الصدد.
المعالم هي نقاط محددة ضمن إطار زمني تشير إلى اكتمال مهمة أو بدء مرحلة مشروع جديد. سيساعد تحديد مواعيد نهائية واضحة والاحتفال بالمعالم فريقك على الشعور بأنهم جزء من الرحلة.
6. مراقبة وإجراء التغييرات
حتى أفضل الخطط الموضوعة تواجه مشاكل. وكلما كنت أكثر خبرة ، كان من الأفضل لك توقع المشاكل ولديك خطط طوارئ جاهزة للانطلاق. بغض النظر عن مكانك في حياتك المهنية ، ستثبت نفسك كمدير مشروع من خلال قدرتك على اتخاذ الإجراءات التصحيحية.
عندما يخرج جائحة عالمي خطط الإنتاج الخاصة بك عن مسارها ، فإن مهمتك هي التواصل مع فريقك والتكيف وفقًا لذلك. قد يعني هذا إجراء تعديلات صغيرة مثل تمديد المواعيد النهائية. أو قد تحتاج إلى إنشاء أهداف خطة عمل جديدة تمامًا. طالما أن الجميع على نفس الصفحة - بما في ذلك الإدارة العليا - يمكنك التكيف عند حدوث الشدائد.
بناء خطة عمل فعالة
أثناء إنشاء خطة العمل الخاصة بك ، إليك بعض المبادئ التوجيهية التي يجب وضعها في الاعتبار:
- قم بإشراك فريقك في عملية التخطيط. إنهم من يقومون بالعمل ، بعد كل شيء. يمكنهم مساعدتك في تبادل الأفكار وتقديم نظرة ثاقبة حول العمل المطلوب للوصول إلى أهداف محددة. يمكنهم أيضًا المساعدة في تحديد المواعيد النهائية المناسبة وتحديد ما هو ممكن وما هو غير ممكن.
- حدد أهداف مشروع SMART. من الجدير بالذكر مرة أخرى. أهداف SMART هي صديقك - احتفظ بها في المقدمة وفي المنتصف حتى لا تفقد طريقك.
- إنشاء قوالب خطة العمل . عندما تجد تنسيقًا يناسب مشروعك ، احفظه لوقت لاحق. نصف العمل هو تنظيم المعلومات في المستند أو جدول البيانات. ستساعدك القوالب على تجنب المتاعب.
كن بطل أفلام الحركة
في كل فيلم حركة ، هناك لحظة يضع فيها بطلنا خطة للقضاء على الشرير. إنهم يحددون نقاط ضعف العدو ، ويعينون الأدوار لشخصياتنا الجانبية الموثوقة ، ثم ينطلقون إلى العمل.
قد لا تخوض معركة كبيرة ، لكن هذا لا يجعل هدفك أقل أهمية. إن معرفة ماهية خطة العمل وكيفية تنفيذها يمكن أن يجعلك بطلاً لمؤسستك.
استخدم طريقة SMART ، وقم بتعيين المهام بوضوح مع المواعيد النهائية ، وقم بتحويل خططك الناجحة إلى قوالب يمكنك استخدامها لاحقًا. قبل أن تعرف ذلك ، سوف تسحق أهداف عملك.
