معظم أيام العمل تعمل كالمعتاد - كما تأمل. لسوء الحظ ، هناك أيضًا أيام لا يبدو أن أي شيء يسير على ما يرام. في بعض الأحيان ، تكون هذه الفواق مجرد جزء من إدارة منظمة. وفي بعض الأيام ، يمكن أن تكون تعطلًا كبيرًا في عملك.
نظرًا لأن عملائك وعملائك يعتمدون عليك لتقديم ما وعدت به ، فمن الأهمية بمكان أن يكون لديك خطة احتياطية مطبقة. لا توجد طريقة لمنع حدوث كل الحوادث المؤسفة ، ولكن يمكنك تقليل تأثيرها بقليل من التخطيط الاستراتيجي.
بدلاً من انتظار سيناريو أسوأ الحالات ، يمكن للشركات - والأفراد - وضع خطة طوارئ. يساعد هذا في ضمان استمرار العمليات التجارية العادية بسلاسة قدر الإمكان.
تعرف على ماهية خطة طوارئ العمل ، ولماذا يجب أن يكون لديك ، وكيفية البدء في التخطيط في هذه المقالة.
ما هو التخطيط للطوارئ؟
يعد التخطيط للطوارئ جزءًا من استراتيجية إدارة مخاطر الأعمال. إنها الطريقة التي تتوقع بها الشركات الاضطرابات المحتملة في الأعمال.
ما هو التخطيط للطوارئ؟
التخطيط للطوارئ هو خطة عمل يتم وضعها لمساعدة الأفراد والفرق والمؤسسات على تقليل الاضطراب. بعبارات عامة ، نعتقد أن هذا هو "الخطة ب". لا تتعلق خطط الطوارئ بكيفية التخفيف من الأحداث السلبية بقدر ما تتعلق بالتطوير الاستباقي لمهارات حل المشكلات.
بينما كان التخطيط للطوارئ تقليديًا مجال تركيز للمديرين والمؤسسات ، إلا أن هناك العديد من الفوائد للأفراد أيضًا.
ما أهمية التخطيط للطوارئ؟
لفهم التخطيط للطوارئ ، من الأفضل أن تأخذ نظرة شاملة. بالتأكيد ، عندما يكون لدى الشركات خطة لإدارة الأزمات ، فإن الجميع ينامون بشكل أفضل قليلاً في الليل. من الجيد أن تعرف أنك ستعرف ما يجب فعله في حالة حدوث شيء ما.
لكن في الحياة - كما في العمل - الثابت الحقيقي الوحيد هو التغيير. وكما قالت تينا جوبتا ، نائب رئيس المواهب وخبرات الموظفين في WarnerMedia ، "التغيير ليس شيئًا يجب حله". الخوف من التغيير وعدم اليقين يقود الناس إلى الاختباء منه ، ويفسرون كل جزء من الهواء الخشن على أنه علامة على تحطم وشيك.
عندما تتبنى وجهة نظر مستقبلية ، لا داعي للخوف من عدم اليقين. يصبح التخطيط للطوارئ استراتيجية لتكون استباقية بدلاً من رد فعل. إنه تمرين في البحث عن طرق للنمو بدلاً من البقاء على قيد الحياة.
يصف BetterUp هذا النوع من الأشخاص بأنه قائد ذو عقلية مستقبلية. بدلاً من الهروب من التهديدات المحتملة أو التظاهر بأن كل شيء على ما يرام ، فإنهم يزرعون عقلية رشيقة. هؤلاء الأشخاص يجمعون بين التفاؤل والبراغماتية والقدرة على تصور المستقبل (أو ما يسميه علماء النفس الإيجابي التنقيب).
مثال على التخطيط للطوارئ:
دعونا نلقي نظرة على كيفية تمكن WarnerMedia من تبني التخطيط للطوارئ كأداة لبناء بيئة نفسية آمنة.
إجراء تقييم للمخاطر
قبل أن تتمكن من إنشاء خطة طوارئ ، تحتاج إلى تحديد المخاطر التي قد تؤثر على عملك. أفضل طريقة للقيام بذلك هي بدعم من فريقك. اعقد جلسة عصف ذهني حيث يمكنك التحدث عن التجارب الحديثة والمبادرات القادمة والمزالق الشائعة.
لا يمكن لهذا النوع من تقييم المخاطر أن يحميك من المفاجأة. سيشهد الغد أحداثًا غير متوقعة ، وكثير منها لم يحدث من قبل في مؤسستك (جائحة استمرت لأشهر تغلق أي شخص؟) بدلاً من ذلك ، فكر في هذا التقييم على أنه يبرز الأشياء التي يمكنك الاستعداد لها ويفتح مخيلة الجميع لمجموعة من العقبات والنتائج المحتملة . سيؤدي هذا إلى تمهيد المضخة للوعي ، وعقلية مرنة ، وتوجيه البحث عن الحلول.
لا تخطئ في قصر الاجتماع على المديرين فقط. يتمتع الموظفون المبتدئون والمساهمون الأفراد بالكثير من الأفكار حول ما يمكن أن يحدث - وكيفية التعامل معه.
غالبًا ما تجعل الشركات التخطيط الاستراتيجي حدثًا سنويًا ، ولكن يجب عليك مراجعة خطة الطوارئ الخاصة بك بشكل متكرر. يجب أن يكون تقييم المخاطر بشكل مثالي جزءًا طبيعيًا من التخطيط لكل مبادرة جديدة.
4 خطوات لتطوير خطة طوارئ
فيما يلي 4 خطوات لتطوير خطة طوارئ لفريقك:
1. تحديد المشغلات
ما هي المخاطر؟ تتمثل الخطوة الأولى في التخطيط للطوارئ في معرفة السيناريوهات التي تستعد لها. من المستحيل التنبؤ بكل شيء ، ولكن من المحتمل أن تفكر في واحد (أو عشرة) سيناريوهات من أسوأ الحالات قد تؤدي إلى توقف العمليات.
رتب هذه السيناريوهات حسب الاحتمالية. الأكثر احتمالية وأهمية ستشكل العمود الفقري لخطة الطوارئ الخاصة بك.
2. افحص الموقف
في السيناريو الافتراضي الخاص بك ، ما هو مسار العمل الأكثر احتمالية؟ اكتب ذلك ، ولكن تأكد من أن تسأل:هل هذا هو أفضل مسار للعمل؟ إذا كانت خطتك الجديدة مختلفة بشكل كبير عما فعلته من قبل ، فسترغب في التحدث عنها مع قادتك.
اجعل فريقك يشارك في هذه المرحلة من العملية. تتمثل إحدى فوائد التخطيط المسبق في أن لديك الوقت لطرح الأفكار للاستجابات. إذا حدث الاضطراب من قبل ، اسألهم عما فعلوه لحلها وماذا كانوا يرغبون في أن يفعلوا بشكل مختلف.
3. حدد من يحتاج إلى معرفة
بمجرد إنشاء خطة قابلة للتطبيق ، حدد من هم أصحاب المصلحة. حدد من يحتاج إلى معرفته بمجرد تغيير الخطط ومن سيكون مسؤولاً عن بدء تشغيل الخطة "ب". إذا احتاج أي شخص إلى الإذن بعمليات الشراء أو توفير الوصول إلى الموارد أو دعم الخطة بطريقة أخرى ، فتأكد من معرفته أيضًا.
4. ممارسة
إذا استطعت ، قم بإجراء تدريبي لخطة التعافي من الكوارث الخاصة بك. ستختلف التفاصيل اعتمادًا على "الكارثة" ، لكن تنفيذ الخطة يعد تمرينًا مفيدًا. سيساعدك على تحديد المناطق التي قد لا تتمكن من توقعها مسبقًا.
على سبيل المثال ، عندما أدى جائحة الفيروس التاجي إلى إغلاق ملايين العمال ، كانت الشركات التي لديها بالفعل سياسات العمل عن بعد في وضع مثالي للتغيير. كان على الشركات التي تعتمد على أماكن عمل من الطوب وقذائف هاون أن تطور استراتيجيات بسرعة لضمان حصول أعضاء الفريق البعيدين على التكنولوجيا والدعم الذي يحتاجون إليه للعمل من المنزل لفترة طويلة من الوقت.
كيفية الحفاظ على خطة الطوارئ
بشكل عام ، من الجيد مراجعة خطة الطوارئ الخاصة بك على أساس سنوي (على الأقل). ومع ذلك ، قد تكون هناك أحداث أخرى قد تؤدي إلى مراجعة استراتيجيات الاسترداد الخاصة بك.
هناك ثلاثة أجزاء رئيسية لخطتك:المحفز (أو حدث غير متوقع) ، ومسار العمل المخطط له ، والأشخاص المعنيين. في حالة حدوث أي من هذه التغييرات ، ستحتاج إلى تحديث خطتك.
على سبيل المثال ، قد يؤدي الانتقال إلى نظام أو نظام أساسي أو سير عمل جديد إلى حدوث تغيير في كل من الخطة باسم والخطة ب. إذا قمت بتعيين وظيفة جديدة بين الوظائف ، فقد يؤدي ذلك إلى تغيير الأشخاص المعنيين.
الأفكار النهائية
خطة استمرارية عملك ليست مجرد تمرين في الاستعداد. إنها فرصة لمساعدة فرقك على تعلم كيفية أن يصبحوا أكثر مرونة وإبداعًا في حل المشكلات.
يحتاج كل شخص ، من فريق إدارة المشروع الذي يضع خطة طوارئ لطرح حافز مبيعات جديد ، أو فريق تكنولوجيا المعلومات الذي يخطط لنظام جديد لبدء العمل ، أو مدير يقوم بتدريب الموظف من خلال إنشاء خطة طوارئ للوفاء بالمواعيد النهائية للعمل ، إلى التطوير هذه المهارة. في وقت يسوده عدم اليقين والتغيير المستمر ، يعد التفكير مسبقًا في المشكلات والبدائل المحتملة جزءًا من الحياة.
تقول جوبتا من شركة WarnerMedia إن تمكين فريقها من خلال التدريب ساعدهم على "الانتقال من حالة الإرهاق إلى الازدهار من خلال التغيير". عندما يثقون في أنفسهم والشركة والخطة ، يصبح الموظفون أكثر ثقة. هم أكثر استعدادًا للمخاطرة والثقة ببعضهم البعض.
عندما تسوء الأمور ، فإن خطتك لن تقلل فقط من التأثير المحتمل. سوف يُمكّن فريقك من الازدهار في حالة عدم اليقين أثناء استجابته لكل ما يتم إلقاؤه في طريقه.
